Satış, stok, veresiye ve kasa — bir mağazanın dört ayağı. Dördünü ayrı defterlerde tutmayı bırakın; bir satışı onayladığınızda üç kaydın birden oluştuğu bir düzene geçin.
Mağaza yönetim programı; bir perakende işletmenin satışını, stoğunu, müşteri hesaplarını (veresiye-taksit) ve kasasını tek sistemde birbirine bağlı biçimde yöneten yazılımdır. Temel farkı şudur: siz sadece satışı onaylarsınız, program aynı anda stoktan düşer, cari hesaba işler ve kasa kaydını oluşturur. Böylece üç ayrı defter tutmak ve bunları birbirine uydurmaya çalışmak gerekmez. Küçük ve orta ölçekli mağazalar için tasarlanmıştır; muhasebe programının yerine değil, günlük operasyonun yerine geçer.
Mağaza yönetim programı — sık kullanılan diğer adıyla mağaza otomasyonu — bir perakende işletmenin günlük işini tek yerde toplayan yazılımdır. Sattığınız ürünü kaydeder, stoktan düşer, müşteri borcunu işler ve kasa hareketini yazar.
Tarifi kolay ama esas mesele şurada: bunları ayrı ayrı yapan yazılım çoktur. Bir mağaza programını değerli kılan, bu dördünü birbirine bağlamasıdır. Siz "onayla" dediğinizde arkada üç kaydın birden oluşması, sizin üç ayrı yere üç kere yazmanızı gereksiz kılar. Hem zaman kazanırsınız hem de en büyük hata kaynağı olan "bir yere yazdım, diğerine yazmayı unuttum" durumu ortadan kalkar.
Muhasebe programı mali müşavirinizin işini görür: fatura, beyanname, defter. Mağaza programı ise sizin tezgahtaki işinizi görür: ürün satmak, stoğu bilmek, kimden ne alacağınızı takip etmek. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini tamamlar. Mağaza programından çıkan düzenli kayıtlar, mali müşavirinize verdiğiniz bilgiyi de doğru hale getirir.
Yalnız kasa yazılımları satış anını hızlandırır ama arkasını takip etmez. Veresiye defteri, tedarikçi borcu, kâr analizi genelde yoktur. Küçük bir büfe için yeterli olabilir; veresiye satan, taksit yapan, ürünü ölçüyle satan bir mağaza için yetmez. Mağaza otomasyonu nedir yazısında bu ayrımları örneklerle açtık.
Hangi ürünü satarsanız satın, mağaza işi dört ayak üzerinde durur. Bunlardan biri eksikse veya diğerlerinden kopuksa, sistem topallar.
Ürünü müşteriye verdiğiniz an. Barkodu okutursunuz veya ürünü listeden seçersiniz, adet veya ölçü girersiniz, indirim varsa uygularsınız. Doğru yapılması gereken en temel şey budur; çünkü diğer üç ayak bu kayıttan beslenir.
Elinizde ne var? Bu soru göründüğünden zordur, çünkü stok sürekli hareket eder: satış düşürür, alım artırır, iade geri koyar, sayım düzeltir. Bunların hepsi kayıtlıysa "bu üründen kaç tane kaldı" sorusunun cevabı depoya gitmeden bilinir. Stok takibi nasıl yapılır yazısı bu disiplini anlatır.
Kim size borçlu, siz kime borçlusunuz? Türkiye'de perakendenin gerçeği şudur: satışların önemli kısmı veresiye veya taksitlidir. Bu da her müşteri için bir hesap demektir. Aynı şekilde tedarikçilerinize olan vadeli borçlarınız da caridir. Cari hesap nedir yazısı temel mantığı kurar.
Bugün ne kadar para girdi, ne kadar çıktı, elde ne kaldı? Nakit, kredi kartı ve havale ayrı ayrı takip edilmeli; çünkü kartla yapılan satış kasaya nakit olarak girmez.
Bu dört ayağın ayrı defterlerde tutulduğu bir mağazada, tek bir satış için üç ayrı yere yazmanız gerekir. Ve gün sonunda bu üçü birbirini tutmuyorsa, hatanın nerede olduğunu bulmak saatler alır.
HalıSoft'ta akış şöyledir: siparişi girersiniz ve onaylarsınız. O anda
Siz bir işlem yaparsınız, üç kayıt oluşur. Bunlar birbirinden kopamaz — çünkü aynı işlemin parçalarıdır. Uygulamayı görmek için ilk siparişi oluşturma dersine bakabilirsiniz.
Program satan herkes size defterin ve Excel'in kötü olduğunu söyler. Gerçek biraz daha incelikli.
Şu durumlarda Excel işinizi görür ve program almanız gerekmeyebilir:
Bu tabloya uyuyorsanız, program parası ödemek yerine Excel'inizi düzeltmek daha akıllıcadır. Bunu söyleyen bir yazılımcıya sıkça rastlamazsınız ama doğrusu budur.
Sorun, işlem sayısı ve kişi sayısı arttığında başlar:
Konunun ayrıntısı için Excel ile stok takibi neden yetmez yazısına bakın. Geçişe karar verdiyseniz küçük işletme dijitalleşme adımları yol haritası sunar.
Defter hızlıdır ve elektrik istemez. Ama defterde arama yapamazsınız. "Ahmet Bey'in geçen yıl aldığı halının rengi neydi" sorusunun cevabı, defteri sayfa sayfa çevirmekten geçer. Programda bu bir arama kutusudur.
Halı, perde, mobilya, beyaz eşya — bu tür ürünlerde satışın peşin olması istisnadır. Müşteri kapora bırakır, kalanı taksitle öder. Bu yüzden mağaza programının en çok kullanılan tarafı cari ve tahsilat modülüdür.
Kağıt veresiye defterinin üç zayıf noktası vardır: kaybolabilir, okunmayabilir ve aranamaz. Dijital defterde her müşterinin hesabı ayrı durur; ne aldığı, ne ödediği ve kalan bakiyesi tarih tarih görünür. Müşteri "ben o parayı ödemiştim" dediğinde tartışma değil, kayıt konuşur. Geçiş yöntemi için veresiye defterini dijitalleştirme yazısına bakabilirsiniz.
Taksitli satışta vade planı satış anında çıkar: kaç taksit, hangi tarihlerde, ne tutarda. Müşteriye bu planın çıktısını verirsiniz, siz de aynı planı ekranda takip edersiniz. Deneme yapmak isterseniz taksit planı hesaplama aracı ücretsizdir. Uygulaması için tahsilat alma ve taksit dersi var.
Asıl mesele parayı tahsil etmektir. Program size üç liste verir: bugün vadesi gelenler, yaklaşanlar ve gecikenler. Gecikenler gün sayısına göre sıralanır — 5 gün geciken müşteriye yaklaşımınızla 90 gün gecikene yaklaşımınız aynı olmaz. Gecikmiş tahsilat yönetimi yazısı bu konuda pratik bir yaklaşım sunar.
Telefonla arayıp borç hatırlatmak hem zaman alır hem de ilişkiyi zorlar. Kısa bir WhatsApp veya SMS mesajı çoğu zaman yeterlidir ve çok daha az rahatsız edicidir. Pazarlama ve SMS modülü toplu veya tek tek hatırlatma göndermenizi sağlar; nasıl yazılacağı için WhatsApp iletişim rehberi işinize yarar.
Cari hesap sadece müşteri değildir. Toptancıya olan vadeli borcunuz, çek ve senetleriniz de aynı mantıkla takip edilir. Tedarikçi borç takibi ve senet-çek takibi yazıları bu tarafı anlatır.
Gün sonu kapanışı, mağazacılığın en az sevilen ama en çok işe yarayan alışkanlığıdır. Beş dakikalık bir iştir ve karşılığında size şunu verir: o günün doğruluğunu ertesi güne bırakmamak.
Farkın kaynağı genelde bellidir: kayıt dışı bir tahsilat, kasadan alınan kişisel harcama, yanlış girilen bir tutar veya iade. Aynı gün bakıldığında hepsi bulunur; bir hafta sonra bakıldığında hiçbiri bulunmaz. Kasa defteri nasıl tutulur yazısı bu düzeni kurar, kasa gün sonu kapanışı dersi ise programda nasıl yapıldığını gösterir.
Kartla yapılan 5.000 TL'lik satış, kasanıza o gün nakit olarak girmez — bankaya birkaç gün sonra yatar. Bunları tek torbada toplarsanız "bugün 12.000 TL sattım" dersiniz ama elinizdeki para 4.000 TL'dir. Ayrımı yapan bir program bu yanılgıyı ortadan kaldırır.
Yılda en az bir, tercihen iki kez fiziksel sayım yapılmalıdır. Sayım, kayıt ile gerçek arasındaki farkı gösterir ve o farkı düzeltir. Stok sayımı nasıl yapılır yazısı sayımı kaosa çevirmeden bitirmenin yolunu anlatır.
Esnafın en sık yaptığı ölçüm hatası, ciroyu kâr sanmaktır. Çok satan ürün, çok kazandıran ürün olmayabilir. Hatta bazı ürünler cirosu yüksek olmasına rağmen mağazaya zarar yazdırır.
İki ürün düşünün. Birincisi %40 marjla satılıyor ama ayda 5 adet gidiyor. İkincisi %12 marjla satılıyor ama ayda 200 adet gidiyor. Yüzdeye bakarsanız birincisi iyi görünür; kasaya giren paraya bakarsanız ikincisi. Doğru karar ikisini birlikte görmekten çıkar. Program size her ürün için hem marjı hem toplam kâr tutarını verir.
Kira, elektrik, personel, nakliye, montaj, kredi kartı komisyonu, iade ve fire. Bunlar ürün maliyetinde yazmaz ama kârınızı yer. Gerçek kârı bulmak için brüt kârdan bu giderlerin düşülmesi gerekir. Mağaza kârlılık analizi yazısı bu hesabı adım adım kurar; halı tarafına özel örnek için halı mağazası kârlılık hesabı var.
Rapor üretmek kolaydır, okumak beceridir. Finansal raporlar modülünde ürün, marka, kategori ve dönem bazlı kırılımlar bulunur. Hangi rakama neden bakılacağını kârlılık raporu okuma dersi anlatır.
Altı aydır hiç satılmamış ürün, raftaki paradır. Program size bu listeyi çıkarır. Sezon sonu kampanyasıyla bu ürünleri nakde çevirmek çoğu zaman doğru karardır. Kampanya yönetimi ve yıl sonu değerlendirmesi yazıları bu konuya bakar.
HalıSoft, ölçüyle satış yapan mağazalar düşünülerek geliştirildi. Bu yüzden en iyi oturduğu yerler halı ve perde satan işletmelerdir — ama kullanım alanı bununla sınırlı değildir.
Rulo (top) halıda kalan metre takibi, standart ebat yönetimi, saçak ve overlok farkları. Ayrıntılar halı mağaza programı sayfasında.
Pile katsayılı metraj hesabı, stor-zebra kademe çarpanı, atölye ve dikim ücreti takibi. Ayrıntılar perde programı sayfasında.
Halı, perde ve adetli aksesuarı birlikte satanlar. Üç ayrı ölçü birimi tek fişte çalışır. Ayrıntılar mefruşat programı sayfasında.
Yalnız adetle ürün satan bir mağazaysanız — mobilya, beyaz eşya, aksesuar — program yine çalışır. Barkodlu satış, stok, cari, taksit ve kasa modülleri ölçü bilgisi gerektirmez. Bu durumda metraj hesabı özelliklerini kullanmazsınız, o kadar.
Mevcut kayıtlarınız uygun bir düzende hazırsa toplu olarak aktarılır; açılış bakiyeleriyle hesaplarınız oluşur. Bu işi kurulum sürecinde biz yapıyoruz. Programı öğrenmek için Eğitim Akademisi ücretsizdir ve hiç program kullanmamış biri için yazılmıştır. Paket ve fiyatlar için fiyatlandırma sayfasına, bütün modüllerin listesi için özellikler sayfasına bakabilirsiniz.
| Konu | Defter | Excel | Mağaza programı |
|---|---|---|---|
| Stok anlık doğruluğu | Yok | Girildiği kadar | Satışta otomatik düşer |
| Çok kullanıcı | Tek defter, tek kişi | Dosya çakışır | Herkes aynı veride, yetkili |
| Yedekleme | Yok | Elle kopya | Otomatik, bulutta |
| Veresiye vade takibi | Elle bakılır | Formül kurulur, bozulur | Gecikenler listede, uyarılı |
| Gün sonu kasa | Elle toplama | Elle toplama | Nakit / kart / havale ayrımıyla |
| Kârlılık raporu | Yok | Uğraşarak | Ürün, marka ve dönem bazlı |
| Hata düzeltme izi | Karalama | Üzerine yazılır, iz kalmaz | Düzeltme kaydı, kim-ne-zaman |
| Telefondan erişim | Yok | Zor | Var |
| Arama-bulma hızı | Sayfa çevirerek | Ctrl+F, dosya bulunursa | Saniyeler içinde |
Hayır. Muhasebe programı mali işleri görür: fatura, beyanname, resmi defter — genelde mali müşavirinizin alanıdır. Mağaza programı ise tezgahtaki günlük işi yönetir: satış, stok, veresiye ve kasa. İkisi birbirinin yerine geçmez; mağaza programından çıkan düzenli kayıtlar muhasebeye verdiğiniz bilgiyi de doğrulaştırır.
Şart değil. Ürün çeşidiniz azsa, veresiye satmıyorsanız, tek başınıza çalışıyorsanız ve ay sonu kapanışınız kısa sürüyorsa Excel işinizi görebilir. Program, işlem ve kişi sayısı arttığında değer kazanır: aynı anda birden fazla kullanıcı, anlık stok doğruluğu, vade takibi ve hata izi Excel ile sağlıklı yürümez.
Bir yere. Siparişi girip onayladığınızda program aynı anda stoktan düşer, müşteri cari hesabına borç işler (veresiye veya taksitliyse vade planını çıkarır) ve kasa kaydını oluşturur. Üçünü ayrı ayrı yazmazsınız; aynı işlemin parçaları oldukları için birbirinden kopamazlar.
Kayıtlar silinmez, düzeltme kaydıyla iz bırakarak düzeltilir. Bunun sebebi hem defterinizin tutması hem de geçmişe bakabilmenizdir. Kimin ne zaman hangi düzeltmeyi yaptığı kayıt altında kalır; böylece "bu rakam neden değişti" sorusunun cevabı her zaman bulunur.
Evet. Bulut tabanlı çalıştığı için bilgisayar, tablet ve telefondan aynı veriye erişirsiniz. Tezgahta hızlı işlem için telefonda sadeleştirilmiş bir ekran ve her yerden açılabilen hızlı tahsilat penceresi vardır. Yoğun veri girişi ve rapor incelemesi bilgisayarda daha rahattır.
Veriler size aittir. Müşteri, stok, cari ve satış kayıtlarınızı istediğiniz an Excel olarak indirebilirsiniz. Kayıtlar bulutta düzenli olarak yedeklenir; bilgisayarınız bozulsa da veriniz kaybolmaz. Program seçerken bu maddeyi sözleşmede aramanızı öneririz.
Kurulum genelde bir görüşmede tamamlanır; mevcut listeleriniz uygun düzendeyse toplu aktarımı biz yaparız. Öğrenme tarafında muhasebe bilgisi gerekmez. Deneyimimiz şu: ilk siparişi birlikte girdikten sonra çoğu esnaf tek başına devam ediyor. Ayrıca Eğitim Akademisi ücretsiz ve sınırsız açıktır.