Stok Takibi Nasıl Yapılır?

Yayın: 2026-07-26 · 10 dk okuma

Stok takibi, bir mağazanın en çok para kaybettiği ya da en çok para kazandığı yerdir. Rafta duran mal aslında nakit paradır; sadece şekil değiştirmiştir. O yüzden "elimde ne var, ne kadar var, ne zamandır duruyor" sorularının cevabı her an net olmalıdır. Bu yazıda stok takibini sıfırdan, esnaf gerçekliğiyle anlattık: giriş-çıkış kaydından kritik seviyeye, ölü stoktan sayım periyoduna kadar.

Stok takibi neden bu kadar önemli?

Üç somut sebebi var. Birincisi, müşteri "bu var mı?" diye sorduğunda cevabınızın doğru olması gerekir. Depoya bakmaya gitmek, bulamayınca "kalmamış" demek, sonra iki gün sonra o malı depoda bulmak — hepsi kaybedilmiş satıştır. İkincisi, elinizdeki stoğun bir maliyeti vardır: 400.000 ₺'lik malınız varsa, o para dükkânın rafında bekliyor demektir. Üçüncüsü, sipariş kararlarını stok verisi olmadan vermek tahmine dayanır. Tahmin bazen tutar, bazen tutmaz; tutmadığında ya mal yetmez ya da elde kalır.

Sektöre özel bir örnek isterseniz, rulo ve standart ebadın bir arada takibini anlattığımız halı stok takibi rehberimize bakabilirsiniz. Bu yazıdaki prensipler her ürün grubu için geçerlidir.

1. Adım: Giriş ve çıkış kaydını disiplinli tutun

Stok takibinin bütün temeli budur: mal girdiğinde artırın, çıktığında düşün. Kulağa basit gelir ama işin zorluğu disiplindedir. Tedarikçiden mal geldiğinde irsaliyeyi bir kenara koyup "akşam girerim" demek, o kaydın hiç girilmemesiyle sonuçlanır çoğu zaman.

Pratik kural: mal kabul edildiği gün kaydı girilir. Satış tarafında ise en sağlıklı yol, satışın kendisinin stoğu otomatik düşürmesidir. Satışı elle bir yere yazıp stoğu ayrı bir listeden düşmeye çalışırsanız, ikisi er ya da geç birbirinden ayrılır.

Kaydederken her ürün için şu bilgiler bulunsun:

• Ürün kodu / barkod: Aynı ürünü herkes aynı isimle çağırsın diye.
• Birim: Adet mi, metre mi, metrekare mi? Birim karışıklığı en sinsi hata kaynağıdır.
• Alış maliyeti: Kâr hesabı ve stok değeri bunun üstüne kurulur.
• Raf/depo yeri: Malı bulmak, malı bilmek kadar önemlidir.

2. Adım: Minimum (kritik) stok seviyesi belirleyin

Kritik stok seviyesi, yani bir ürünün "bundan aşağı düşerse sipariş vermem lazım" dediğiniz miktar, sipariş kaçırmanın en kolay ilacıdır. Bunu belirlerken iki şeye bakın: ürünün haftalık ortalama satışı ve tedarikçinin teslim süresi.

Somut örnek: 160×230 ebadında bir modelden haftada ortalama 4 adet satıyorsunuz. Tedarikçiniz siparişi ortalama 2 haftada getiriyor. O hâlde siz sipariş verdikten sonra mal gelene kadar 8 adet satacaksınız demektir. Üstüne bir haftalık emniyet payı (4 adet) ekleyin: kritik seviyeniz 12 adet. Stok 12'ye indiğinde sipariş verirsiniz, mal bittiğinde değil.

Bu eşiği kâğıda yazmak yerine programa tanımlarsanız, sistem stok o seviyeye indiğinde sizi uyarır. Stok yönetimi modülü tam olarak bu iş için kritik seviye alanı tutar.

3. Adım: Ölü stoğu tespit edin ve eritin

Ölü stok, uzun süredir hiç satılmayan maldır. Genelde 6 ay hareket görmemiş ürünler bu sınıfa girer; sezonluk ürünlerde bu süre 12 aya çıkabilir. Ölü stoğun asıl zararı yer kaplaması değil, parayı bağlamasıdır.

Örnek: Deponuzda 3 yıl önce alınmış, maliyeti toplam 60.000 ₺ olan bir parti mal duruyor. O para bugün elinizde nakit olsaydı, hızlı dönen bir üründen alıp yılda birkaç kez döndürebilirdiniz. Bu yüzden ölü stoğu %20-30 indirimle bile satmak, çoğu zaman rafta tutmaktan kârlıdır.

Tespit için basit bir yöntem: son satış tarihine göre ürünlerinizi sıralayın. En tepede duran, yani en uzun süredir satılmayan 20 ürün sizin ölü stok listenizdir. Bu listeyi çeyrekte bir gözden geçirin; kampanya, set satışı ya da toptancıya iade gibi yollarla eritin.

4. Adım: Stok devir hızını ölçün

Stok devir hızı, elinizdeki malın bir yılda kaç kez satılıp yenilendiğini gösteren orandır. Formülü şudur:

Stok devir hızı = Dönem satış maliyeti ÷ Ortalama stok değeri

Somut örnek: Yıl boyunca sattığınız malın alış maliyeti toplam 1.800.000 ₺. Yıl içindeki ortalama stok değeriniz 600.000 ₺. Devir hızınız 1.800.000 ÷ 600.000 = 3. Yani stoğunuz yılda 3 kez dönüyor; ortalama bir mal rafta yaklaşık 365 ÷ 3 = 122 gün bekliyor.

Bu sayının "iyi" değeri sektöre göre değişir, ama kendi geçmişinizle kıyaslamak her zaman anlamlıdır. Devir hızı düşüyorsa ya fazla mal alıyorsunuz ya da satış yavaşlamış demektir.

Tablodaki gibi bir çıktı çok şey anlatır: aksesuar hızlı dönüyor, perde kumaşı ise parayı uzun süre bağlıyor. Buna bakarak sipariş bütçenizi yeniden dağıtabilirsiniz. Bu tür özetleri finansal raporlar ekranından takip etmek, elle Excel doldurmaktan çok daha sürdürülebilirdir.

5. Adım: Sayım periyodunu belirleyin

Kayıt ne kadar düzgün tutulursa tutulsun, fiziksel sayım şarttır. Çünkü fire, kırılma, yanlış teslim, hatta kayıp gibi kayda geçmeyen çıkışlar olur. İki yaygın yöntem vardır:

• Tam sayım: Yılda 1-2 kez, tüm depo tek seferde sayılır. Kapsamlıdır ama iş durur.
• Döngüsel sayım: Her hafta belli bir grup sayılır (bu hafta rulo halılar, gelecek hafta perde aksesuarı). Dükkân durmaz, hatalar erken yakalanır. Pratikte çoğu esnaf için daha uygulanabilir olanı budur.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, sayım sonucu ile kayıt arasındaki farkı mutlaka bir sebebe bağlayın. "Eksik çıktı, düzelttim" demek yerine "3 adet eksik, muhtemelen numune olarak verilmiş" demek, aynı hatanın tekrarını önler. Sayımın adım adım nasıl yapılacağını stok sayımı rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Stok ile cari ve kasa arasındaki bağ

Stok tek başına bir ada değildir. Bir satış yaptığınızda üç şey aynı anda hareket eder: stok azalır, kasa veya cari hareket görür, kâr oluşur. Somut bir örnek üzerinden bakalım:

Müşteriye 15.000 ₺'lik halı sattınız, 5.000 ₺ peşinat aldınız, kalanı vadeye bıraktınız. Bu tek işlemde: satılan halı stoktan düşer, kasaya 5.000 ₺ nakit girer, müşterinin cari hesabında ise 10.000 ₺ borç oluşur. Bu üç kaydı üç ayrı deftere elle yazmak zorunda kalırsanız, biri eninde sonunda unutulur. Bu yüzden stoğu, kasayı ve cariyi aynı sistemde tutmak — yani bir mağaza yönetim programı kullanmak — hata payını ciddi biçimde düşürür.

Vadeye bıraktığınız 10.000 ₺'yi kaç taksitte, hangi tarihlerde alacağınızı önceden görmek isterseniz taksit planı hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz. Cari tarafın mantığını ise cari hesap takip programı yazımızda bulabilirsiniz.

Excel ile takip nereye kadar gider?

Az sayıda ürünle çalışan bir işletmede Excel bir süre iş görür. Ama üç noktada tıkanır: aynı dosyayı iki kişi aynı anda güncelleyemez, satış ile stok otomatik bağlanmaz, geçmişe dönük "bu ürün ne zaman kaç adet girdi" sorusuna cevap zorlaşır. Ürün sayınız birkaç yüzü geçtiğinde ve birden fazla kişi kayıt tutmaya başladığında, programa geçiş artık lüks değil ihtiyaçtır.

Özet

Stok takibini dört ayak üstünde kurun: anında giriş-çıkış kaydı, her ürüne kritik seviye, dönemsel ölü stok temizliği ve devir hızı ölçümü. Üstüne düzenli bir sayım periyodu ekleyin. Bunları yaptığınızda hem müşteriye anında doğru cevap verirsiniz hem de paranızın rafta değil, kasada dönmesini sağlarsınız.