Tedarikçi Borç Takibi Nasıl Yapılır?

Yayın: 2026-07-26 · 10 dk okuma

Esnafın büyük kısmı alacaklarını dikkatle takip eder ama borçlarını aynı titizlikle izlemez. Oysa tedarikçiye olan borcunuz, doğru yönetildiğinde işletmenizin en ucuz finansman kaynağıdır: faizsiz, teminatsız ve ilişkiye dayalı. Yanlış yönetildiğinde ise hem nakit sıkışması hem de tedarikçi nezdinde itibar kaybı demektir. Bu yazıda tedarikçi tarafını baştan sona ele aldık.

Tedarikçi carisi nedir, müşteri carisinden farkı ne?

Tedarikçi carisi, mal aldığınız firmayla aranızdaki borç-alacak defteridir. Mantık müşteri carisiyle aynıdır, sadece yön terstir: müşteri carisinde alacaklı taraf sizsiniz, tedarikçi carisinde borçlu taraf sizsiniz. Cari kavramına yabancıysanız önce cari hesap nedir yazımızı okumanızı öneririz.

Pratik fark şudur: müşteri carisinde odağınız "kim ödemedi, ne zaman arayacağım"dır. Tedarikçi carisinde ise odak "hangi ödemem ne zaman, kasada o gün para olacak mı" sorusudur. İlkinde takipçi sizsiniz, ikincisinde takip edilen.

Vadeli alım nasıl çalışır?

Vadeli alım, malı bugün alıp parasını ileri bir tarihte ödemektir. Türkiye'de toptancıyla çalışan hemen her esnafın standart çalışma şeklidir. En sık görülen vadeler 30, 60 ve 90 gündür.

Vadeli alımın gerçek değerini görmek için şu örneğe bakın: 90 gün vadeyle 200.000 ₺'lik mal aldınız. Bu malı ortalama 60 günde satıyorsunuz. Yani ödeme günü geldiğinde malın parası çoktan kasanıza girmiş oluyor. Kendi sermayenizi bağlamadan iş yapıyorsunuz demektir. Vade süreniz stok devir sürenizden uzun olduğu sürece bu döngü lehinize çalışır.

Tersi de doğrudur: 30 gün vadeyle aldığınız bir mal ortalama 120 günde satılıyorsa, aradaki 90 günü kendi cebinizden finanse edersiniz. Bu yüzden vade pazarlığı yaparken ürünün ne kadar sürede döndüğüne bakın. Devir hızını nasıl ölçeceğinizi stok takibi rehberimizde anlattık.

Vade pazarlığında bir de şu vardır: peşin alımda çoğu toptancı iskonto uygular. Örneğin 100.000 ₺'lik alımda peşin ödemeye %3 iskonto veriliyorsa, 3.000 ₺ kazanırsınız. Elinizde nakit varsa bu iskontoyu hesaplamaya değer; çoğu zaman parayı 60 gün bekletmekten kârlıdır.

Mal kabul kontrolü: en çok atlanan adım

Tedarikçi borcunun doğru olması, önce gelen malın doğru sayılmasına bağlıdır. Mal geldiğinde acele edip irsaliyeyi imzalamak, sonradan çıkacak eksiklerin sizin üstünüzde kalmasına yol açar. Şu kontrolleri alışkanlık hâline getirin:

• Adet/metre sayımı: İrsaliyede yazan miktar ile gelen mal birebir tutmalı. Rulo malda metrenin ölçülmesi gerekir; "üstünde yazıyor" demek yeterli değildir.
• Ürün eşleşmesi: Gelen model, renk ve ebat sipariş ettiğinizle aynı mı? Benzer kodlar sık karışır.
• Hasar kontrolü: Yırtık, leke, ezik varsa teslim anında tutanağa geçirin. Sonradan bildirilen hasar genelde kabul edilmez.
• Fiyat kontrolü: İrsaliye/faturadaki birim fiyat, anlaştığınız fiyat mı? İskonto ve vade farkı doğru işlenmiş mi?

Kontrol bittikten sonra malı sisteme girin. Girişi geciktirmek, hem stoğun hem borcun yanlış görünmesine yol açar. Bu kaydı doğrudan yapabileceğiniz stok yönetimi modülü, alım kaydıyla tedarikçi bakiyesini aynı anda günceller.

Mutabakat: ayda bir yapılması gereken iş

Mutabakat, sizin defterinizdeki bakiye ile tedarikçinin defterindeki bakiyenin aynı olduğunu karşılıklı doğrulamaktır. Kulağa resmi gelir ama pratikte bir telefon görüşmesi ya da bir e-posta kadar basittir.

Neden önemli? Çünkü farklar kaçınılmazdır: bir iade işlenmemiştir, bir ödeme başka hesaba yazılmıştır, bir iskonto uygulanmamıştır. Bu farkı bir ay sonra bulmak kolaydır; bir yıl sonra bulmak neredeyse imkânsızdır.

Somut örnek: Ay sonunda sizin kaydınızda tedarikçiye borcunuz 145.000 ₺ görünüyor, tedarikçi ise 152.000 ₺ diyor. Aradaki 7.000 ₺ fark. Ekstreleri yan yana koyunca görüyorsunuz ki geçen ay iade ettiğiniz 7.000 ₺'lik parti tedarikçinin kaydına işlenmemiş. Tek telefonla çözülür. Aynı fark 8 ay sonra fark edilseydi, iade belgesini bulmak bile ayrı bir iş olurdu.

Mutabakat için pratik yöntem: ay sonunda kendi ekstrenizi çıkarın, tedarikçiden onunkini isteyin ve şu üç şeyi karşılaştırın — dönem başı bakiye, dönem içi alım toplamı, dönem içi ödeme toplamı. Fark hangisindeyse orada arayın.

Ödeme planı: vadeleri nakit akışıyla eşleştirin

Tedarikçi borç takibinin kalbi burasıdır. Toplam borcunuzu bilmek yetmez; hangi gün ne kadar ödeyeceğinizi bilmeniz gerekir. Basit bir ödeme takvimi şuna benzer:

Bu tabloyu yanına müşteri tahsilat takviminizi koyduğunuzda gerçek resmi görürsünüz. Diyelim eylül ayında toplam 90.500 ₺ ödemeniz var, aynı ay beklediğiniz tahsilat 78.000 ₺. Arada 12.500 ₺ açık var demektir; bunu ya kasa mevcudundan karşılarsınız ya da bir vadeyi öne alacak tahsilat yaparsınız. Önemli olan bunu ödeme gününde değil, haftalar öncesinden görmektir.

Nakit sıkışması genellikle borcun büyüklüğünden değil, vade uyumsuzluğundan doğar. Toplamda kârlı bir işletme, sırf tahsilatı geç ödemesi erken olduğu için zorlanabilir. Bu resmi toplu görmek için finansal raporlar ekranı ya da cari ve taksit takibi modülü işinizi kolaylaştırır. Tahsilat tarafında geciken hesapları yönetmeyi gecikmiş tahsilat yönetimi yazımızda ele aldık.

Çek ve senet vermek: dikkat edilecekler

Vadeli alımlarda tedarikçi çoğu zaman çek ya da senet ister. Bu, sözlü vadeye göre daha bağlayıcı bir taahhüttür ve karşılıksız çıkması ciddi sonuçlar doğurur. Verirken şunlara dikkat edin:

• Verdiğiniz her evrağı kaydedin: Numara, vade tarihi, tutar ve kime verildiği yazılı olsun. "Ne kadar çekim dolaşımda?" sorusunun cevabı her an net olmalı.
• Vade tarihini kasa planınıza işleyin: Çekin vadesi geldiğinde bankada karşılığı bulunmalı. Bunu vade gününden en az bir hafta önce kontrol edin.
• Müşteri çekini ciro ederken iki kez düşünün: Aldığınız çeki tedarikçiye ciro etmek yaygındır ama çek karşılıksız çıkarsa sorumluluk sizde de olur.
• Fotokopisini/kaydını saklayın: Evrak elden çıktığında elinizde tek kalan kayıttır.

Çek ve senet takibinin ayrıntılarını senet ve çek takibi yazımızda bulabilirsiniz. Ödediğiniz tutarların kasa kaydıyla tutması için kasa defteri yazımıza da bakmanızı öneririz.

Tedarikçiyle iyi ilişki: sadece ödemekten ibaret değil

Tedarikçiyle ilişkinizin kalitesi, doğrudan alım şartlarınıza yansır. İyi müşteri sayılan esnaf daha uzun vade, daha iyi fiyat ve sıkışık dönemde öncelikli mal bulur. Bunu sağlayan birkaç basit davranış var:

• Sözünüzü tutun, tutamayacaksanız önceden haber verin. Tedarikçiler geciken ödemeye değil, habersiz geciken ödemeye kızar. "15'inde ödeyecektim, 25'ine kalacak" demek çoğu zaman sorunsuz karşılanır.
• Kayıtlarınız düzgün olsun. Mutabakat istediğinizde net rakam verebilen esnaf ciddiye alınır.
• İadeleri ve sorunları biriktirmeyin. Küçük sorunlar zamanında konuşulursa çözülür, biriktirilince ilişkiyi bozar.
• Tek tedarikçiye bağımlı kalmayın. Aynı ürün grubunda en az iki kaynağınız olsun; hem pazarlık gücü hem tedarik güvenliği kazanırsınız.

Bunu programla nasıl takip edersiniz?

Tedarikçi tarafını Excel'de tutmak mümkün ama üç noktada zorlanır: alım kaydı stoğu otomatik artırmaz, vadeler için uyarı vermez ve ödeme yaptığınızda bakiyeyi kendiliğinden düşmez. Bir mağaza yönetim programında bunlar tek işlemde olur — mal girişi hem stoğu artırır hem tedarikçi bakiyesini, ödeme ise hem kasadan düşer hem borcu kapatır. Cari takibinin program tarafını cari hesap takip programı yazımızda anlattık.

Müşteri tarafında vadeli satış yapıyorsanız, taksit planlarını önceden görmek için taksit planı hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz. Böylece gelen tahsilat takvimi ile giden ödeme takvimini yan yana koyabilirsiniz.

Özet

Tedarikçi borç takibi dört adımda özetlenir: vadeyi ürünün devir hızına göre pazarlık edin, mal kabulde titiz olun, ayda bir mutabakat yapın ve ödeme takvimini tahsilat takvimiyle eşleştirin. Bunlara sözünü tutan bir iletişim eklendiğinde tedarikçi borcu bir yük olmaktan çıkar, işinizi büyüten bir kaynağa dönüşür.