İlk Siparişi Oluşturma

Bu dersin sonunda

• Yeni Sipariş ekranının üç adımını tanırsınız
• Müşteriyi telefonundan bulup seçersiniz
• Halı, perde ve diğer kalemleri siparişe eklersiniz
• İskonto uygulayıp siparişi kaydedersiniz

Bir siparişi kaydetmek, programın en çok kullanacağınız işlemidir. İyi haber şu: ekran sizi elinizden tutup üç adımda yürütür. Müşteri kim, ne satıyorsunuz, toplam ne tutuyor. Bu kadar.

Bu derste asıl anlamanız gereken tek şey şudur: sipariş kaydetmek ile onaylamak farklı iki iştir. Kaydettiğiniz sipariş "Teklif / Bekliyor" durumunda durur; müşterinin borcuna yazılmaz, stoktan mal düşmez, kasaya para girmez. Yani kaydetmek tamamen güvenlidir. Müşteri "bir düşüneyim" dediyse bile siparişi rahatça kaydedin.

Muhasebeye işlemesi ayrı bir karardır ve ayrı bir butonla yapılır. Onu bir sonraki derste anlatacağız. Şimdilik korkusuzca girin, deneyin, yanlış olursa silin.

Adım adım uygulama

1. Yeni Sipariş ekranını açın Sol menüdeki "Operasyon" grubundan "Yeni Sipariş"e tıklayın. Ekranın üstünde üç adımlı bir şerit görürsünüz: Müşteri & Fatura, Ürünler & Hizmetler, Özet & Onay. Şu an birinci adımdasınız. İpucu: Telefondan kullanıyorsanız ekranın altındaki çubukta ortada duran altın renkli "+ Yeni" butonu da sizi aynı ekrana götürür.
2. Müşterinin telefon numarasını yazın Karşınıza gelen "Müşteri Bilgileri" bölümünde ilk alan telefondur. Numarayı yazın ve alanın dışına tıklayın. Numara kayıtlıysa program müşteriyi bulur ve "Müşteri bulundu." yazısıyla ad-adres bilgilerini kendiliğinden doldurur. İpucu: Yanındaki büyüteç butonuna basarak aramayı elle de tetikleyebilirsiniz. Numarayı 05XX XXX XX XX düzeninde yazmanız yeterli.
3. Yeni müşteriyse bilgileri doldurun Numara kayıtlı değilse alanlar boş kalır. "Ad Soyad" alanına müşterinin adını yazın; telefon ve ad zorunludur. Adres alanı isteğe bağlıdır ama teslimat için doldurmanızı öneririz. Fatura kesecekseniz TCKN/Vergi No ve Vergi Dairesi alanlarını da doldurun. İpucu: Bu müşteri için ayrıca cari hesap açmanıza gerek yok; siparişi onayladığınızda cari hesap kendiliğinden oluşur.
4. İkinci adıma geçip kalem ekleyin Sağ alttaki "İleri" butonuna basın. "Ürünler & Hizmetler" adımına geçtiniz. Ortadaki "Kalem Ekle" butonuna tıklayın; "KALEM TÜRÜ SEÇ" başlığıyla dört seçenek açılır: Halı, Perde, Diğer Ürün ve Aksesuar / Manuel. İpucu: Paketinizde olmayan tür listede hiç görünmez. Halı paketindeyseniz Perde seçeneğini göremezsiniz, bu normaldir.
5. Halı kalemi ekleyin "Halı"yı seçtiğinizde bir taslak satır açılır. Odayı, ürünü, ölçüyü ve adedi girin; tutar canlı olarak hesaplanır. Elinizde barkodlu ürün varsa üstteki "BARKOD VEYA ÜRÜN ARAMA" kutusuna okutup doğrudan ekleyebilirsiniz. İpucu: Telefonla okutmak için arama kutusunun yanındaki "Kamera ile Tara" butonunu kullanın. USB okuyucu varsa kutuya tıklayıp doğrudan okutun.
6. Perde kalemi ekleyin "Perde"yi seçtiğinizde perde tipini (fon, tül, güneşlik, briz, stor, zebra, jaluzi, plise) belirleyip ölçüleri girersiniz. Metretül ürünlerde pile seçersiniz; metrekare ürünlerde boy zorunludur. Ölçüyü girdikçe sağda canlı hesap ve küçük bir kroki oluşur. İpucu: Tül seçtiyseniz "+ Hızlı Güneşlik" butonuyla aynı ölçülerden ikinci bir güneşlik kalemi tek tıkla türetilir.
7. Diğer ürün ve manuel kalemleri kullanın "Diğer Ürün" barkodlu, adetli mallar içindir: yastık, paspas, aksesuar. "Aksesuar / Manuel" ise stokta tanımlı olmayan serbest kalemler içindir; adını ve tutarını kendiniz yazarsınız (montaj ücreti, nakliye gibi). İpucu: Manuel kalem stoktan düşmez; sadece tutara eklenir. Nakliye ve montaj gibi hizmetler için biçilmiş kaftandır.
8. Eklenen kalemleri kontrol edin Eklediğiniz her kalem alt alta listelenir; her satırda kalem adı, detay etiketleri ve tutar görünür. Yanlış bir şey varsa satırdaki kalem simgesiyle düzenleyin, gereksizse çöp kutusu simgesiyle silin. Altta siyah bir şeritte parça sayısı ve ARA TOPLAM canlı durur. İpucu: Bu adımda silmek tamamen zararsızdır; sipariş henüz kaydedilmedi, hiçbir yere işlenmedi.
9. Özet adımında iskonto uygulayın Tekrar "İleri" deyin. "Özet & Onay" adımında müşteri bilgileri ve kalem listesi özetlenir. "İSKONTO / İNDİRİM UYGULA" bölümünden Yüzde (%) veya Tutar (TL) seçip değeri yazın. Alttaki hesap kutusunda Ara Toplam, İndirim ve GENEL TOPLAM anında güncellenir. İpucu: İndirim yapmayacaksanız bu bölüme hiç dokunmayın; varsayılan "İndirim Yok" seçilidir.
10. Siparişi oluşturun Her şey doğruysa sağ alttaki yeşil "Siparişi Oluştur" butonuna basın. "Sipariş başarıyla oluşturuldu." mesajını görür ve doğrudan siparişin detay sayfasına yönlendirilirsiniz. Sipariş artık "Teklif / Bekliyor" durumundadır. İpucu: Bu aşamada stoktan mal düşmedi, müşteriye borç yazılmadı. Muhasebeye işlemek için detay sayfasındaki ONAYLA & CARİYE İŞLE butonuna basmanız gerekir.

Dört kalem tipi ne zaman kullanılır?

Kalem tipini doğru seçmek önemlidir; çünkü her tip farklı hesaplanır ve stoğu farklı düşer.

Perde fiyatı nasıl hesaplanıyor?

Perde kaleminde girdiğiniz ölçüler ham ölçülerdir; program bunları fiyata çevirirken sizin ayarlarınızı kullanır. Metretül ailesinde (fon, balkon, tül, güneşlik, briz) formül şudur: en × pile katsayısı + katlama payı, sonuç metreye çevrilir ve birim fiyatla çarpılır. Yani 1x2.5 pile ile 300 cm'lik bir pencere, 300 × 2.5 + katlama payı kadar kumaş demektir.

Metrekare ailesinde (stor, zebra, jaluzi, plise) hesap alan üzerinden yapılır. Burada bilmeniz gereken önemli bir kural var: fiyat hesabı için en ve boy en yakın üst 10 santime tamamlanır. 191 cm boy, fiyatta 200 cm sayılır. Ancak kayıtlı ölçü ham kalır — atölye ve üretim gerçek ölçüyü görür. Bu, sektördeki genel uygulamadır ve elle hesapla da böyle yapılır.

Katlama payı, güneşlik boy farkı ve stor kademe çarpanları gibi değerleri Perde Ayarları ekranından kendi çalışma düzeninize göre ayarlarsınız. Bu ayarları değiştirmek geçmiş siparişleri etkilemez, yalnız yeni hesaplamalarda geçerli olur.

Sipariş numarası ve müşteri eşleşmesi

Kaydedilen her siparişe bir numara verilir; bu numarayı çıktılarda ve cari ekstresinde görürsünüz. Müşteri eşleşmesi ise telefon numarası üzerinden kurulur. Bu yüzden numarayı doğru girmek çok önemlidir: numara hatalıysa program müşteriyi tanımaz, aynı kişi için ikinci bir kayıt oluşur ve borç iki hesaba bölünür.

Müşteri numarasını değiştirdiyse, sipariş yazmadan önce Cari Hesaplar ekranından kayıtlı numarayı güncelleyin.

Sık yapılan hatalar

Ürünü manuel kalem olarak yazmak. Stokta tanımlı bir halıyı manuel kalem olarak yazarsanız hızlı olur ama iki şey kaybedersiniz: stok düşmez ve o ürünün kârlılığı raporda görünmez. Manuel kalemi sadece gerçekten stokta olmayan şeyler için kullanın.

Ölçüyü metre yerine santim, santim yerine metre yazmak. Program ölçüleri santimetre bekler. 3 metrelik pencereye 3 yazarsanız 3 santim anlaşılır ve tutar saçma çıkar. Tutar beklediğinizden çok düşük veya yüksek çıktıysa ilk bakacağınız yer budur.

İndirimi kalem fiyatından düşmek. Kalem fiyatını elle düşürmek yerine Özet adımındaki iskonto alanını kullanın. Böylece raporlarda gerçek satış fiyatı ile verilen indirim ayrı ayrı görünür ve iskonto kategorilere orantılı dağıtılarak kâr hesabı doğru çıkar.

"Yeterli stok yok" uyarısını görmezden gelmek. Bu uyarı, o üründen elinizde yeterince olmadığını söyler. Ya stok girişi eksiktir ya da gerçekten mal yoktur. Depoya bakmadan geçmeyin.

Kaydettikten sonra iş bitti sanmak. En sık yapılan hata budur. Kaydedilen sipariş sadece bir tekliftir. Sabah Dashboard'da "Onay Bekleyen" kutusundaki sayı, tam olarak bu unutulan siparişleri gösterir.

Kaydettikten sonra ne yapabilirsiniz?

Sipariş detay sayfasına yönlendirildiğinizde birkaç seçeneğiniz olur:

• Düzenle: Bekliyor durumundaki siparişte müşteri, kalem ve tutarı serbestçe değiştirebilirsiniz.
• Yazdır: Müşteriye verilecek sipariş çıktısını alırsınız.
• Ölçü Föyü: Perde kalemi varsa fiyatlı (müşteri) veya fiyatsız (atölye) ölçü föyü basarsınız.
• ONAYLA & CARİYE İŞLE: Satışı muhasebeye işler. Bir sonraki dersin konusu budur.

Bekliyor durumunda kaldığı sürece sipariş hiçbir yere dokunmaz. İstediğiniz kadar bekletebilir, değiştirebilir veya iptal edebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Müşteri kararsız, siparişi yine de kaydedeyim mi?

Kesinlikle kaydedin. Kaydedilen sipariş "Teklif / Bekliyor" durumunda kalır; stoğa, cariye ve kasaya hiç dokunmaz. Müşteri sonradan gelirse tek tıkla onaylarsınız; vazgeçerse iptal edersiniz. Ayrıca ne teklif verdiğinizi bir hafta sonra hatırlamak zorunda kalmazsınız.

Kayıtlı müşteri telefon numarasından bulunmuyor, neden?

Genellikle numara kayıtta farklı yazılmıştır ya da müşteri numarasını değiştirmiştir. Cari Hesaplar ekranından adıyla arayıp numarayı güncelleyin. Aynı kişi için ikinci bir kayıt açmayın; sonradan borç iki hesaba bölünür.

Aynı siparişte hem halı hem perde satabilir miyim?

Evet, paketiniz ikisini de kapsıyorsa aynı siparişe istediğiniz kadar halı, perde, diğer ürün ve manuel kalem ekleyebilirsiniz. Her kalem kendi kurallarıyla hesaplanır, tutarlar tek toplamda birleşir.

Yanlış kalem ekledim, siparişi baştan mı yazmalıyım?

Hayır. Kalem listesindeki çöp kutusu simgesiyle o satırı silin, kalem simgesiyle düzenleyin. Sipariş kaydedildikten sonra bile Bekliyor durumundayken "Düzenle" ile serbestçe değiştirebilirsiniz.