Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Yayın: 2026-07-26 · 9 dk okuma

Müşteri geldi, vitrindeki halının 200×290 ebadını istedi. Programda "2 adet var" yazıyor. Depoya çıktınız, yok. Ya da tersi: kayıtta yok sandığınız bir seriden depoda üç top perde kumaşı çıktı. Her mağazada olur ve olması normaldir — kayıttaki stok ile raftaki stok zamanla ayrışır. Bunu düzelten tek şey fiziki sayımdır, yani malı elle sayıp kayıtla karşılaştırmaktır.

Bu yazıda sayımı ne zaman yapacağınızı, nasıl hazırlanacağınızı, sayım sırasında hangi disipline uyacağınızı ve en önemlisi çıkan farkı nasıl yorumlayacağınızı anlattık. Çünkü sayımın asıl değeri sayıda değil, farkın sebebini bulmaktadır.

Stok sayımı ne zaman yapılır?

Üç tip sayım vardır ve üçü birlikte kullanılır:

Tam sayım için en uygun zaman, satışın en durgun olduğu dönemdir. Halı-perde işinde bu genellikle yıl sonu ya da sezon geçişleridir. Sayımı yoğun bir cumartesi gününe koymak, hem eksik hem hatalı bir sayımla sonuçlanır.

Kısmi sayım çoğu mağaza için daha değerlidir: yılda bir kez 900 kalemi saymak yerine, her ay 80-100 kalem saymak. Fark küçükken yakalanır ve sebebi hâlâ hatırlanır. Bir yıl önceki bir kayıt hatasını çözmek imkânsıza yakındır.

Sayım öncesi hazırlık

Kötü hazırlanmış bir sayım, sayımın kendisinden daha çok zaman kaybettirir. Sayım gününden önce şunları yapın:

• Depoyu düzenleyin. Aynı ürün üç ayrı yerde duruyorsa sayım hatası kaçınılmazdır. Aynı ürünü tek noktada toplayın.
• Bekleyen kayıtları kapatın. Gelmiş ama sisteme girilmemiş irsaliyeler, kesilmemiş satışlar, teslim edilmemiş siparişler — hepsi sayımdan önce kaydedilmeli.
• Sayım anında hareketi durdurun. Sayarken satış yapıyorsanız hangi malın sayıldıktan sonra çıktığını takip edemezsiniz. Mağaza kapalıyken ya da sabah açılıştan önce sayın.
• Rezerve/teslim bekleyen malı ayırın. Satılmış ama müşteri henüz almamış ürünler fiziksel olarak depodadır ama sizin stoğunuz değildir. Ayrı bir alana koyup ayrı listeleyin.
• Ölçü birimlerini netleştirin. Halı adet, perde kumaşı metre, yolluk metre... Karışırsa fark tablosu anlamsızlaşır.

Sayım listesi nasıl olmalı?

En kritik ayrıntı burada: sayım listesinde kayıttaki miktar yazmasın. Sayan kişi "kayıtta 5 var" yazısını görürse, 4 saydığında bir kez daha bakmak yerine 5 yazma eğilimine girer. Buna sayımda "beklenti etkisi" denir ve en yaygın sayım hatasıdır.

Sağlıklı bir sayım listesi şu kolonlardan oluşur:

Kayıttaki miktar, sayım bittikten sonra karşılaştırma tablosuna eklenir.

İki kişiyle sayım disiplini

Sayım tek kişiyle yapılmaz. En sağlıklı düzen ikili çalışmadır: biri sayar ve yüksek sesle söyler, diğeri listeye yazar. Bu, hem hata oranını düşürür hem sayım hızını artırır.

Yüksek riskli veya yüksek değerli ürünlerde çift sayım uygulayın: aynı ürünü iki farklı ekip birbirinden habersiz sayar. İki rakam tutuyorsa sonuç kesindir; tutmuyorsa üçüncü bir sayım yapılır. Halı mağazasında bu kuralı 15.000 ₺ üzeri ürünlere veya en çok satan 20 seriye uygulamak yeterlidir.

Bir başka pratik kural: satıştan sorumlu kişi kendi reyonunu tek başına saymasın. Bu bir güvensizlik meselesi değil, standart bir iç kontrol yaklaşımıdır — kayıt hatası yapan kişi, aynı hatayı sayımda tekrarlama eğilimindedir.

Somut örnek: sayım fark tablosu

Bir halı mağazasında kısmi sayım yapıldı, dört seride fark çıktı:

6.180 ₺'lik bir eksik. Şimdi asıl iş başlıyor: bu farkın sebebi ne?

Fark analizi: fire mi, hırsızlık mı, kayıt hatası mı?

Farkı tek bir sebebe bağlamak yanlıştır. Yukarıdaki dört satırın her biri farklı bir hikâye anlatıyor olabilir:

• Tül perde kumaşı −9 metre: Büyük olasılıkla fire. Fire, kesim ve işlem sırasında oluşan doğal kayıptır. 140 metre kumaşta 9 metre, yaklaşık %6,4 — kesim payları ve uç parçalar düşünüldüğünde makul aralıkta olabilir. Ama bu oranı kendi geçmişinizle karşılaştırın: her ay %6 fire veriyorsanız normaldir, bu ay ilk kez %6 çıktıysa kesim disiplinine bakın.
• Anadolu Kilim +1: Fazla çıkan mal neredeyse her zaman kayıt hatasıdır. Ya bir satış yanlış üründen düşülmüş ya bir alış iki kez girilmemiş. Fazlalar hırsızlıkla açıklanamaz, o yüzden en kolay çözülen satırdır.
• Gloria 6540 −2: Yüksek değerli, adetli ürün. Fire olamaz. İhtimaller: satılıp kaydedilmemiş, başka ebatla karıştırılmış (160×230 yerine 200×290 düşülmüş), müşteriye teslim edilip fatura kesilmemiş, ya da kayıp/hırsızlık. Sırayla eleyin.
• Paspas −3: Küçük ve ucuz ürünler hem kayıt dışı hediye edilir ("halıyı aldı, paspası verdim") hem kolayca kaybolur. Hediye politikanız varsa bunun kaydı tutulmalıdır.

Pratik bir eleme sırası: önce kayıt hatası, sonra fire, en son kayıp. Kayıt hatalarını temizlemeden hırsızlık konuşmak, hem haksızlık yapmanıza hem gerçek sorunu kaçırmanıza yol açar.

Düzeltme kaydı: farkı nasıl işlersiniz

Sayım bitti, sebepler araştırıldı. Şimdi kaydı gerçeğe eşitlemek gerekiyor. Burada da kural aynı: eski kayıtları silmeyin, düzeltme hareketi girin.

Her fark için bir sayım düzeltme kaydı oluşturun ve mutlaka sebep yazın: "fire", "kayıt hatası – yanlış ebattan düşülmüş", "kayıp", "hediye – kayıt dışı". Sebep yazılmamış düzeltmeler, altı ay sonra hiçbir işe yaramaz. Sebep yazıldığında ise yıl sonunda "farkın ne kadarı fire, ne kadarı hata" sorusuna cevap verebilirsiniz.

Düzeltme sonrası ürün maliyetleri değişebileceği için kârlılık raporlarınız da etkilenir; bu etkiyi finansal raporlar üzerinden izleyebilir, marj hesabının detayını mağaza kârlılık analizi yazımızda bulabilirsiniz.

Sayım sonrası aksiyon

Sayımın değeri, sonrasında ne yaptığınızla ölçülür. Sayım bittiğinde şu dört çıktıyı üretin:

1. Fark listesi ve sebepleri. Tekrarlayan sebepler süreç sorununu gösterir.
2. Fire oranı takibi. Kumaş ve metrajlı ürünler için kategori bazında fire yüzdesi çıkarın, önceki sayımla karşılaştırın.
3. Ölü stok listesi. Sayım sırasında "bu ne zamandır burada?" dediğiniz ürünleri işaretleyin. Bunlar ayrı bir karar konusudur.
4. Süreç düzeltmesi. Fark hep aynı reyondan ya da aynı vardiyadan çıkıyorsa, sorun stokta değil kayıt alışkanlığındadır.

Sayımı kolaylaştıran en büyük etken, günlük stok kayıt disiplinidir. Her satış ve her alış anında kaydediliyorsa sayım bir doğrulama işine, kaydedilmiyorsa bir arkeoloji çalışmasına döner. Günlük düzenin nasıl kurulacağını stok takibi nasıl yapılır yazımızda, tedarikçi tarafındaki karşılığını tedarikçi borç takibi yazımızda anlattık. Ürün kartları, ebat ve birim düzeni için stok yönetimi modülüne bakabilirsiniz.

Sayım sonrası taksitli satışa çıkacak ürünlerin ödeme planını netleştirmek isterseniz taksit planı hesaplama aracı işinizi görür; ödeme takibinin genel çerçevesini taksitli satış takibi yazımızda bulabilirsiniz.

Özet

Fiziki sayım, kayıt ile gerçeği eşitleme işidir. Yılda bir tam sayım, ayda bir kısmi sayım yapın. Sayım listesine kayıttaki miktarı yazmayın, iki kişiyle sayın, değerli ürünlerde çift sayım uygulayın. Fark çıktığında önce kayıt hatasını, sonra fireyi, en son kaybı düşünün. Her düzeltmeye sebep yazın. Bunu mağaza yönetim programı içinde tuttuğunuzda sayım, yılda bir çekilen çileden düzenli bir kontrol alışkanlığına dönüşür.