Sipariş Onaylama ve Cariye İşleme

Bu dersin sonunda

• Onay butonunun arka planda ne yaptığını bilirsiniz
• Peşin ve taksitli satış arasında doğru seçim yaparsınız
• Peşinat ve taksit planını doğru kurarsınız
• Onayın geri alınamaz olduğunu bilerek hareket edersiniz

Bu, programdaki en önemli tek butondur: ONAYLA & CARİYE İŞLE. Bir siparişi bu butonla onayladığınız anda üç şey birden olur — müşterinin hesabına borç yazılır, satılan mal stoktan düşer ve kasa kaydı oluşur. Yani "satış gerçekleşti" demiş olursunuz.

Bu yüzden ekranda size açıkça uyarı verilir: "Bu işlem cariye kayıt atar ve stok hareketi oluşturur. Geri dönüşü yoktur." Korkutmak için değil, dikkat çekmek için yazılmıştır. Panelde başka her yer sağdan açılan panellerle çalışırken, sipariş onayı bilerek tam odaklı ayrı bir pencerede açılır.

Yine de kaygılanmayın: "geri dönüşü yok" demek "düzeltilemez" demek değildir. Hatalı bir onaydan sonra "İptal Et", "Kısmi İade" ve "Fiyat Düzelt" işlemleri vardır; her biri ters kayıtla muhasebeyi düzeltir ve iz bırakır. Sadece tek tıkla geri alınamaz — çünkü finansal kayıtlar öyle çalışmaz.

Adım adım uygulama

1. Onaylanacak siparişi açın Sol menüden "Siparişler"e girin ve üstteki "Teklif / Bekliyor" sekmesine tıklayın. Onaylanacak siparişin satırına tıklayarak detay sayfasını açın. Dashboard'daki "Onay Bekleyen" kutusundan da aynı listeye ulaşabilirsiniz. İpucu: Bekliyor durumundaki siparişin üstünde sarı bir uyarı kartı vardır: "Bu sipariş henüz taslak aşamasında." Bu, henüz stoktan düşülmediği anlamına gelir.
2. Onaydan önce son kontrolü yapın Detay sayfasında müşteri adını, telefonunu, kalem listesini ve GENEL TOPLAM tutarını okuyun. Yanlış bir şey varsa henüz "Düzenle" butonu açıktır; onaydan sonra düzeltme daha zahmetli olur. İki dakikalık kontrol, sonradan yarım saatlik düzeltmeden iyidir. İpucu: Özellikle ölçülere ve adetlere bakın. Fiyat yanlışsa sonradan düzeltilebilir ama ölçü yanlışsa üretime yanlış gider.
3. ONAYLA & CARİYE İŞLE butonuna basın Sayfanın üst kısmındaki büyük yeşil "ONAYLA & CARİYE İŞLE" butonuna tıklayın. Karşınıza "Sipariş Onayı — Satışı İşle" başlıklı pencere açılır. Bu pencerede satışın nasıl tahsil edileceğini belirleyeceksiniz. İpucu: Bu buton sadece Bekliyor durumundaki siparişlerde görünür. Zaten onaylanmış bir siparişte yerinde "Süreç İlerlet" butonu vardır.
4. Peşin mi taksitli mi seçin Pencerenin üstünde iki seçenek vardır. "Peşin Satış" tahsilatı tek seferde alıp siparişi kapatır. "Taksitli Satış" ise peşinat isteğe bağlı olmak üzere kalan tutarı taksitlendirir. Müşteriyle anlaştığınız şekli seçin. İpucu: Müşteri parayı sonra getirecekse yine "Taksitli Satış" seçip peşinatı "Peşinat Yok" bırakın; böylece tüm tutar cari borç olarak takip edilir.
5. Peşin satışta ödeme yöntemini işaretleyin Peşin Satış seçtiyseniz "Ödeme Yöntemi" başlığı altında üç seçenek çıkar: Nakit, Kart, Havale. Paranın gerçekte hangi yoldan geldiğini seçin. Bu seçim kasa kaydının hangi hesaba yazılacağını belirler. İpucu: Yöntemi doğru seçin; gün sonunda kasa sayımı yaparken nakit ile kart tutarlarının ayrı görünmesi bu seçime bağlıdır.
6. Taksitli satışta peşinatı belirleyin Taksitli Satış seçtiyseniz önce "Peşinat Yok" veya "Peşinat Var" düğmelerinden birini seçin. Peşinat varsa tutarını yazın ve peşinatın hangi yolla alındığını (Nakit / Kart / Havale) işaretleyin. Üstteki özet kutusunda peşinat ve kalan tutar anında görünür. İpucu: Peşinat kasaya hemen girer; kalan tutar taksitlere bölünür. İkisi ayrı ayrı takip edilir.
7. Taksit sayısını ve ilk vadeyi girin "Taksit Planı" bölümünde taksit sayısını yazın veya hazır düğmelerden birini seçin (2, 3, 4, 6, 9, 12 Taksit). Ardından "İlk Taksit Tarihi" alanından ilk vadeyi seçin. Diğer vadeler aylık olarak kendiliğinden hesaplanır. İpucu: İlk vadeyi müşterinin maaş gününe yakın seçmek tahsilat oranını gözle görülür biçimde artırır.
8. Taksit özetini kontrol edin Alt kısımda "TAKSİT ÖZETİ" tablosu belirir: her taksitin numarası, vade tarihi ve tutarı listelenir; ortalama taksit tutarı da gösterilir. Rakamlar müşteriyle konuştuğunuzla uyuşuyor mu diye bakın. İpucu: Bu tabloyu müşteriye ekrandan gösterebilirsiniz. Vadeleri görmek müşteride güven oluşturur ve sonradan itiraz çıkmasını önler.
9. Uyarı kutusunu okuyun Pencerenin altında ne olacağı madde madde yazar: müşteriye borç işlenecek, tahsilat kaydı eklenecek, stoktan seçilen ürünler düşecek ve sipariş durumu ONAYLANDI olacak. Taksitli seçtiyseniz "kalan tutar için taksitler oluşturulacak" satırı da eklenir. İpucu: Bu listeyi okumayı alışkanlık edinin. Beklemediğiniz bir madde varsa "Vazgeç" deyip kontrol edin.
10. Onaylayın ve sonucu görün Her şey doğruysa sağ alttaki yeşil "Onayla & Cariye İşle" butonuna basın. İşlem tamamlandığında siparişin durumu "Onaylandı (Muhasebe)" olur. Artık müşterinin cari hesabında borç görünür, stok düşmüş ve kasa kaydı oluşmuştur. İpucu: Vazgeçmek isterseniz "Vazgeç" butonuna basın veya ESC tuşuna dokunun; hiçbir kayıt oluşmaz.

Onay anında arka planda tam olarak ne oluyor?

Onay butonuna bastığınızda program tek bir hamlede birkaç işi birden yapar. Bu işlemler atomiktir: ya hepsi başarılı olur ya da hiçbiri yazılmaz. Yani "borç yazıldı ama stok düşmedi" gibi yarım bir kayıt asla oluşmaz.

Perde siparişlerinde ek adım

Perde kalemi içeren bir sipariş onaylandığında kumaşın nereden geleceğine göre farklı davranılır. Kumaş kaynağı stoktan seçildiyse kumaş stoğunuzdan metraj düşülür. Tedarikçiden seçildiyse o tedarikçinin cari hesabına alış tutarı kadar borç yazılır. Manuel seçildiyse hiçbir stok veya cari hareketi oluşmaz.

Onaydan sonra perde kalemleri "Perde İş Takibi" ekranında listelenir. Oradan atölye ataması yaptığınızda dikim ücreti atölyenin cari hesabına borç olarak yazılır. Yani perde satışında iki ayrı borç doğar: müşteri size borçlanır, siz de atölyeye ve kumaş tedarikçisine borçlanırsınız. Program üçünü de ayrı ayrı takip eder.

Peşin mi taksitli mi: pratik karar rehberi

• Müşteri parayı tam ödedi: Peşin Satış → ödeme yöntemi. En basit senaryo.
• Kapora bıraktı, kalanı teslimde ödeyecek: Taksitli Satış → Peşinat Var (kapora tutarı) → 1 taksit, vadesi tahmini teslim tarihi.
• Kapora bıraktı, kalanı aylara bölecek: Taksitli Satış → Peşinat Var → taksit sayısı ve ilk vade.
• Hiç para vermedi, tamamı veresiye: Taksitli Satış → Peşinat Yok → taksit sayısı ve vade.
• Hiç para vermedi, ne zaman ödeyeceği belirsiz: Taksitli Satış → Peşinat Yok → 1 taksit, tahmini bir vade. Vade sonradan takip için gereklidir.

Onaydan sonra hata fark ederseniz

Onaylanmış bir siparişte hata görmek dünyanın sonu değildir. Sipariş detay sayfasında üç düzeltme yolu vardır ve üçü de firma sahibi PIN'i ister:

Fiyat Düzelt: Bir kalemin fiyatı yanlış girildiyse kullanılır. Kalemi seçer, yeni fiyatı yazarsınız; fark otomatik cariye yansır. Fiyat arttıysa müşteriye ek borç yazılır, azaldıysa borcundan düşülür.

Kısmi İade: Müşteri bir kalemi geri getirdiyse kullanılır. Kalemi ve iade sebebini seçersiniz; ürün stoğa geri döner, tutar cariden düşer. İsterseniz nakit iade de yapabilirsiniz.

İptal Et: Siparişin tamamı iptal olacaksa kullanılır. Cari borç ters kayıtla geri alınır, ürünler stoğa döner, taksit planı iptal edilir. Sipariş durumu "İptal" olur ama hiçbir kayıt silinmez — iz kalır.

Bu üçünün ortak mantığı şudur: muhasebede yanlış kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir. Defterde de böyledir; program aynı ilkeyi uygular.

Sık yapılan hatalar

Kontrol etmeden onaylamak. En sık ve en pahalı hata. Onaydan önceki iki dakikalık kontrol, sonradan PIN girip düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır.

Veresiye satışı peşin işaretlemek. Peşin seçerseniz program parayı almış sayar; kasaya giriş yazılır ama gerçekte kasada o para yoktur. Gün sonu kasa tutmaz. Para gelmediyse mutlaka taksitli seçin.

Taksitli satışta vade girmemeye çalışmak. Vade zorunludur, çünkü takip vadeye dayanır. Tarih belirsizse tahmini bir tarih girin; sonradan Cari Hesaplar ekranından düzeltebilirsiniz.

Onayı geciktirmek. Mal müşteriye teslim edildiği hâlde sipariş Bekliyor durumunda kalırsa stok gerçekle tutmaz, borç görünmez ve rapor yanlış çıkar. Satış kesinleştiği an onaylayın.

Aynı siparişi iki kez onaylamaya çalışmak. Program buna izin vermez; mükerrer onay engellenir. Buton görünmüyorsa sipariş zaten onaylanmıştır.

Sıkça sorulan sorular

Onayladıktan sonra siparişi tamamen geri alabilir miyim?

Tek tıkla geri alamazsınız ama "İptal Et" işlemiyle tüm muhasebe kayıtları güvenle geri alınır: cari borç ters kayıtla silinir, ürünler stoğa döner, taksit planı iptal edilir. Sipariş durumu İptal olur ve hiçbir kayıt silinmez, denetim izi kalır. Bu işlem firma sahibi PIN'i ister.

Müşteri kapora verdi ama kalan tutarı ne zaman ödeyeceği belli değil. Nasıl kaydetmeliyim?

Taksitli Satış seçin, peşinatı kapora tutarı olarak girin ve taksit sayısını 1 yapıp tahmini bir vade tarihi verin. Böylece kalan tutar cari borç olarak takip edilir ve vadesi geldiğinde panelde uyarı olarak görünür. Vadeyi sonradan güncelleyebilirsiniz.

Onay sırasında "yeterli stok yok" hatası aldım, ne yapmalıyım?

Program o üründen stoğunuzda yeterli miktar olmadığını söylüyor ve hiçbir kayıt oluşturmuyor. Ya stok girişiniz eksiktir (Stok Yönetimi ekranından girin) ya da gerçekten mal yoktur. Mal tedarikçiden gelecekse kalemi tedarikçi kaynaklı olarak düzenleyip tekrar deneyin.

Onay penceresini yanlışlıkla açtım, bir şey oldu mu?

Hayır. Pencereyi açmak hiçbir kayıt oluşturmaz. "Vazgeç" butonuna basın veya ESC tuşuna dokunun; sipariş Bekliyor durumunda kalmaya devam eder. Kayıt yalnızca yeşil "Onayla & Cariye İşle" butonuna bastığınızda oluşur.