Sipariş Durumları ve Teslimat Takibi

Bu dersin sonunda

• Beş sipariş durumunun ne anlama geldiğini bilirsiniz
• Süreci doğru zamanda ilerletirsiniz
• Kalem kalem teslimat işaretlemesi yaparsınız
• Müşteriye WhatsApp ile hazır bilgisi gönderirsiniz

Halı ve perde işinde bir satış tek seferde bitmez. Müşteri sipariş verir, siz üreticiye geçersiniz, mal haftalar sonra gelir, sonra müşteri gelip alır. Bu arada beş müşteri daha aynı süreçte olur. "Hangi mal geldi, hangisi yolda, kimi arayacaktım?" sorusu her mağazanın baş ağrısıdır.

HalıSoft bu karışıklığı durum kavramıyla çözer. Her siparişin bir durumu vardır ve bu durum ilerledikçe siparişin nerede olduğunu tek bakışta görürsünüz. Üstelik beş kalemlik bir siparişte ikisi geldiyse, sadece o ikisini işaretleyebilirsiniz — çünkü teslimat takibi kalem bazlıdır.

Bu ders biraz daha detaylıdır ama zorlanacağınız bir şey yok; yapacağınız tek işlem tıklamak. Sistem sizi doğru sıraya kendisi sokar.

Adım adım uygulama

1. Beş durumu tanıyın Sipariş detay sayfasının üstünde beş adımlı bir şerit vardır: Teklif / Bekliyor → Onaylandı (Muhasebe) → Sipariş Girildi → Mağazada → Teslim Edildi. Siparişin hangi adımda olduğu bu şeritte işaretli görünür. İpucu: Bu şerit sadece bilgi vermez, aynı zamanda nerede takıldığınızı da gösterir. Uzun süre aynı adımda duran sipariş takip edilmeyi bekliyor demektir.
2. Siparişler ekranındaki durum sekmelerini kullanın Sol menüden "Siparişler"e girin. Listenin üstünde sayaçlı sekmeler vardır: Tümü, Teklif / Bekliyor, Onaylandı (Muhasebe), Sipariş Girildi, Mağazada, Teslim Edildi, Tamamlandı, İptal. Sekmeye tıklayınca sadece o durumdakiler listelenir. İpucu: Boş olan sekmeler hiç görünmez. Yani gördüğünüz her sekmede en az bir sipariş vardır.
3. Üreticiye geçtiğinizde süreci ilerletin Onaylanmış siparişin malını üreticiye/tedarikçiye sipariş ettiğinizde detay sayfasındaki mavi "Süreç İlerlet" butonuna basın. Durum "Sipariş Girildi" olur. Böylece hangi malın yolda olduğunu listeden görürsünüz. İpucu: Stoktan satış yaptıysanız bu adımı atlayıp doğrudan Mağazada durumuna geçebilirsiniz; mal zaten elinizde.
4. Kalem tablosundaki Teslimat kolonunu bulun Sipariş detay sayfasında kalemlerin listelendiği tabloda "Teslimat" adında bir kolon vardır. Her kalemin karşısında o kalemin durumu yazar: Bekleniyor, Mağazada veya Teslim. İpucu: Bu kolon siparişin genel durumundan bağımsızdır. Sipariş genel olarak "Girildi" iken kalemlerin bir kısmı zaten "Mağazada" olabilir.
5. Gelen kalemleri tek tek işaretleyin Üreticiden mal geldikçe ilgili kalemin Teslimat hücresine tıklayın. Durum "Bekleniyor"dan "Mağazada"ya geçer. Beş kalemden ikisi geldiyse sadece o ikisine tıklayın; diğerleri Bekleniyor olarak kalır. İpucu: Yanlış işaretlediyseniz tıklamaya devam edin; durum Teslim'den sonra tekrar Bekleniyor'a döner. Hiçbir zarar vermez.
6. Sistemin önerisini kabul edin Tüm kalemler "Mağazada" olduğunda program size "Siparişi Mağazada yapmak ister misiniz?" diye sorar. Evet derseniz siparişin genel durumu da ilerler. Aynı şekilde tüm kalemler "Teslim" olunca "Teslim Edildi" yapmayı önerir. İpucu: Bu öneriyi kabul etmek, listeleri temiz tutmanın en kolay yoludur; siparişi elle ilerletmeyi unutmazsınız.
7. Müşteriye WhatsApp ile haber verin Sipariş "Mağazada" durumuna geçtiğinde program müşteriye WhatsApp mesajı gönderilsin mi diye sorar. Onayladığınızda WhatsApp hazır bir metinle açılır: "Merhaba ..., siparişiniz mağazamıza ulaştı. Dilediğiniz zaman teslim alabilirsiniz." İpucu: Aynı işi Dashboard'daki "Teslime Hazır" listesinden de yapabilirsiniz; her satırın yanındaki yeşil WhatsApp simgesine basmanız yeterli.
8. Müşteri malı alınca teslim işaretleyin Müşteri gelip malı aldığında kalemleri "Teslim" olarak işaretleyin ve siparişin genel durumunu "Teslim Edildi" yapın. Program bu aşamada da teşekkür mesajı göndermeyi önerir. İpucu: Teslim mesajı küçük bir dokunuştur ama müşteriler bunu hatırlar; tekrar alışveriş ve tavsiye oranını yükseltir.
9. Perde siparişlerinde İş Takibi ekranını kullanın Perde kalemleri için ayrıca "Perde İş Takibi" ekranı vardır. Atölyeye gönderdiğiniz kalemleri buradan takip edersiniz; durum rozetine tıklayarak Dikimde → Hazır → Teslim şeklinde ilerletirsiniz. Aynı bilgi sipariş detayında mağaza diliyle görünür. İpucu: İş Takibi'nde atölye filtresi vardır: "hangi atölyede hangi işler var" sorusunun cevabı tek tıkla önünüze gelir.
10. Dashboard'dan genel akışı izleyin Dashboard'daki "Sipariş Hattı" şeridi tüm siparişlerin hangi aşamada olduğunu sayılarla gösterir: Teklif → Onaylı → Üretimde → Mağazada → Teslim. Bir aşamada sayı birikiyorsa orada tıkanma var demektir. İpucu: Sayının üzerine tıklayarak doğrudan o durumdaki siparişlerin listesine gidersiniz.

Durumlar ne anlama geliyor?

Kalem bazlı teslimat neden önemli?

Klasik programlarda bir siparişin tek durumu olur. Beş kalemlik siparişte üç kalem geldiyse ne yapacaksınız? Ya "geldi" işaretleyip müşteriyi boşuna çağıracaksınız ya da "gelmedi" bırakıp gelen malı takip edemeyeceksiniz.

HalıSoft her kalemin teslimat durumunu ayrı tutar. Böylece iki soru birden cevaplanır: bu siparişin neresi eksik? ve müşteriyi çağırabilir miyim? Sipariş kartındaki rozet de bu kalemlerden hesaplanır; "2 dikimde • 1 hazır" gibi kırılımlar veya "Hepsi Hazır" özeti görürsünüz.

Pratikte bunun en büyük faydası, kısmi teslimat yapabilmenizdir. Müşteri "salonun halısı geldiyse onu alayım" derse, sadece o kalemi Teslim işaretlersiniz; kalanı takipte durmaya devam eder.

WhatsApp bildirimleri

Program iki noktada müşteriye mesaj göndermeyi önerir: sipariş Mağazada olduğunda ("siparişiniz mağazamıza ulaştı") ve Teslim Edildi olduğunda ("bizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz"). Mesajlar WhatsApp uygulamasında hazır metinle açılır; göndermeden önce dilerseniz düzenleyebilirsiniz.

Bu bildirimler dört ayrı yerden erişilebilir: sipariş durumu ilerletildiğinde çıkan öneriden, Dashboard'daki "Teslime Hazır" listesinden, "Yaklaşan Alacaklar" listesinden (tahsilat hatırlatması için) ve Pazarlama ekranından (toplu duyuru için).

Not: SMS entegrasyonu henüz aktif değildir; bildirimler WhatsApp üzerinden yapılır.

İş listesi çıktısı — kağıttan takip

Bilgisayardan takip etmek istemeyenler için pratik bir çözüm var. Siparişler ekranındaki "İŞ LİSTESİ" butonu, aktif siparişlerin kalemlerini tik kutulu A4 kağıt olarak basar. Teslimat durumuna göre gruplanır, yanında boş bir Not kolonu bulunur.

Bu çıktıyı depoya asın veya panoya iliştirin; mal geldikçe kalemin yanına tik atın. Akşam kağıda bakarak panele işaretlersiniz. Aynı mantıkla Perde İş Takibi ekranındaki "İş Listesi" butonu, görünen kalemleri atölyeye gruplayarak basar.

Sık yapılan hatalar

Durumları hiç ilerletmemek. Tüm siparişler "Onaylandı"da kalırsa liste anlamsızlaşır; hangi malın geldiğini yine kafanızdan takip edersiniz. Program size iş çıkarmaz, sadece tıklamanızı bekler.

Mal gelmeden Mağazada işaretlemek. Müşteriye haber gider, müşteri gelir, mal yoktur. Yalnızca eldeki malı işaretleyin.

Sipariş durumu ile kalem durumunu karıştırmak. Sipariş durumu genel akıştır; kalem durumu tek tek malın nerede olduğudur. Kalemleri işaretleyin, genel durumu program zaten önerir.

Teslimden sonra durumu güncellememek. Teslim edilmiş siparişler "Mağazada" listesinde kalırsa liste şişer ve gerçekten bekleyen müşteriyi göremezsiniz.

WhatsApp önerisini her seferinde geçmek. Müşteriye haber vermek teslim süresini kısaltır, mal depoda beklemez, kasa daha erken döner.

Hangi ekrandan ne takip edilir?

• Dashboard: Genel resim. Hangi aşamada kaç sipariş var, teslime hazır olanlar kimler.
• Siparişler: Durum sekmeleriyle detaylı liste ve iş listesi çıktısı.
• Sipariş detayı: Tek siparişin kalem kalem teslimat takibi.
• Perde İş Takibi: Atölyedeki perde kalemleri; atölye bazlı filtre ve dikim durumu.

Sıkça sorulan sorular

Siparişin durumunu yanlış ilerlettim, geri alabilir miyim?

Kalem bazlı teslimat işaretlemesinde durum döngüseldir: tıklamaya devam ettiğinizde Teslim'den sonra tekrar Bekleniyor'a döner. Bu işaretleme muhasebeye dokunmadığı için serbestçe düzeltebilirsiniz. Muhasebeyi etkileyen tek adım ise sipariş onayıdır.

Bir siparişin bazı kalemleri geldi, müşteriye haber vereyim mi?

Bu sizin tercihiniz. Gelen kalemleri Mağazada işaretleyin; müşteri "salonunki geldiyse alayım" diyorsa o kalemi Teslim yapıp kalanı takipte bırakabilirsiniz. Program kısmi teslimatı destekler, siparişi kapatmanız gerekmez.

WhatsApp mesajı otomatik mi gönderiliyor?

Hayır, otomatik gönderim yoktur. Program sizin onayınızla WhatsApp uygulamasını hazır bir metinle açar; göndermeden önce metni okuyabilir, düzenleyebilir veya vazgeçebilirsiniz. Kontrol tamamen sizdedir.

Bilgisayar başında durmak istemiyorum, kağıttan takip edebilir miyim?

Evet. Siparişler ekranındaki "İŞ LİSTESİ" butonu aktif siparişlerin kalemlerini tik kutulu A4 olarak basar; teslimat durumuna göre gruplanır ve boş not kolonu içerir. Depoda kağıttan takip eder, akşam panele tek seferde işaretlersiniz.