Personel Takibi ve Yetkilendirme

Bu dersin sonunda

• Her çalışan için finans kartı açar, maaşını tanımlarsınız.
• Maaş, avans, prim ve kesinti işlemlerini doğru tipte kaydedersiniz.
• Personel net bakiyesini okuyup ay sonunda ne ödeyeceğinizi bilirsiniz.
• Hangi işlemlerin kasa çıkışı oluşturduğunu ayırt edersiniz.

Personel hesabı, müşteri carisinden ayrı tutulmalıdır. Çalışanınıza verdiğiniz avansı müşteri carilerinin arasına karıştırırsanız hem alacak raporunuz bozulur hem de ay sonunda kimin ne alacağı belirsizleşir. HalıSoft bu yüzden personeli ayrı bir ekranda tutar.

Mantık cari hesapla aynıdır ama yön terstir. Müşteri size borçludur; personel ise sizden alacaklıdır. Maaş tahakkuk ettikçe personelin alacağı artar, siz ödedikçe azalır. Aradaki fark net bakiyedir: pozitifse personele ödeyeceğiniz, negatifse fazladan avans verdiğiniz anlamına gelir.

Bu derste personel kartı açacak, altı farklı işlem tipini öğrenecek ve hangilerinin kasadan para çıkardığını göreceksiniz. Bu ayrım önemlidir: bazı işlemler sadece hesap kaydıdır, bazıları gerçekten cebinizden para çıkarır.

Adım adım uygulama

1. Personel ekranını açın Sol menüden "Personel" sayfasına girin. Üstte dört kart görürsünüz: "Aktif Personel", "Aylık Maaş", "Ödeme Bekleyen" ve "Avans Bakiyesi".
2. "Yeni Personel" ile kart açın Sağ üstteki "Yeni Personel" butonuna basın. Sağdan açılan panelde "Ad Soyad", "Telefon", "Görev" ve "Maaş" alanlarını doldurun. İpucu: Maaş alanına aylık net tutarı yazın. Bu rakam "Aylık Maaş" kartında toplanır ve sabit gider planlamanızda işinize yarar.
3. Prim notu ve genel notu ekleyin "Prim Notu" alanına prim kuralını yazın: "Aylık 100 bin üzeri ciroda %1" gibi. "Not" alanına diğer bilgileri girin. "Personel Ekle" ile kaydedin.
4. Personeli listeden seçin Sol paneldeki "Personel Listesi"nden kişiye tıklayın. Sağda "Personel Kartı" açılır ve dört özet rakam görünür: "Maaş", "Tahakkuk", "Ödeme" ve "Net Bakiye".
5. Ay başında maaş tahakkuku girin "+ Yeni İşlem" butonuna basın, işlem tipi olarak "Maaş Tahakkuku" seçin. Tutarı ve tarihi girin. Bu işlem personelin alacağını artırır ama kasadan para çıkarmaz. İpucu: Tahakkuk, "bu ayın maaşı hak edildi" demektir. Ödeme ayrı bir işlemdir.
6. Avans verdiğinizde kaydedin Ay ortasında avans verdiyseniz "+ Yeni İşlem" → "Avans" seçin. Tutarı girin. Bu işlem kasa çıkışı oluşturduğu için ekranda "Kasa Çıkışı" bölümü açılır.
7. Kasa hesabı ve ödeme yöntemini seçin Kasa çıkışı gerektiren işlemlerde "Kasa Hesabı" listesinden hangi hesaptan çıktığını, ardından "Nakit", "Kart" veya "Havale" seçeneklerinden birini işaretleyin. İpucu: Nakit verdiyseniz "Nakit", banka üzerinden yolladıysanız "Havale" seçin. Gün sonu kasa sayımınızın tutması buna bağlıdır.
8. Maaş ödemesini kaydedin Ay sonunda ödeme yaptığınızda "+ Yeni İşlem" → "Maaş Ödemesi" seçin. Tutarı, tarihi, kasa hesabını ve yöntemi girin, "Hareketi Kaydet" deyin.
9. Prim ve kesinti işleyin Hak edilen prim için "Prim" tipini seçin — kasa çıkışı oluşturur. Bir zarar veya eksik için kesinti yapacaksanız "Kesinti" tipini seçin; bu yalnız personel bakiyesini etkiler, kasaya dokunmaz.
10. "Net Bakiye"yi kontrol edin Personel kartındaki koyu renkli "Net Bakiye" kutusuna bakın. Pozitifse personele ödeyeceğiniz tutardır; negatifse personel size borçlu, yani fazla avans almış demektir.
11. Hareket geçmişini okuyun Kartın altındaki "Personel Hareketleri" bölümünde tüm işlemler tarih sırasında listelenir. Kasa çıkışı oluşturan satırlarda "Kasa Çıkışı" rozeti görünür.
12. İşten ayrılanı pasife alın Personel ayrıldığında kartı silmeyin. "Pasife Al" butonuna basın; geçmiş hareketleri korunur, listede "Pasif" rozetiyle görünür ve aktif personel sayısından düşer.

Altı işlem tipi ve kasa etkisi

Personel ekranında altı işlem tipi vardır. Hangisinin gerçekten para çıkardığını bilmek, hem kasa sayımınızı hem de ay sonu hesabınızı doğru tutar:

En kritik ayrım tahakkuk ile ödeme arasındadır. Tahakkuk borcun doğmasıdır, ödeme borcun kapanmasıdır. İkisini de girmezseniz personel bakiyesi anlamsız kalır: sadece ödemeleri girerseniz bakiye sürekli eksiye gider, sadece tahakkuk girerseniz sürekli artıya gider.

Somut örnek: bir çalışanın ayı

Ayşe Hanım'ın aylık maaşı 28.000 ₺. Temmuz ayı şöyle geçti:

Ay sonunda net bakiye sıfırdır, yani hesap kapanmıştır. Dikkat edin: prim tahakkuk edilmeden doğrudan ödeme olarak girildi — küçük işletmede bu pratik bir yoldur. Kesinti kasadan para çıkarmadı, sadece ödenecek tutarı düşürdü. Sonuçta Ayşe Hanım'a Temmuz'da toplam 26.800 ₺ ödendi ve kasadan tam bu kadar çıktı.

Personel kartı özet rakamları nasıl okunur?

• Maaş: Karttaki tanımlı aylık maaş. Sabit bir bilgidir, işlem değildir.
• Tahakkuk: Personelin toplam hak ettiği tutar (maaş tahakkukları).
• Ödeme: Personele fiilen ödediğiniz toplam (maaş ödemesi + avans + prim).
• Net Bakiye: Tahakkuk − Ödeme − Kesinti. Pozitifse ödeyeceğiniz, negatifse personelin size borcu.

Ekranın üstündeki genel kartlar ise tüm ekibi özetler: "Aktif Personel" sayısı, "Aylık Maaş" toplamı (sabit gider planınız), "Ödeme Bekleyen" (net personel alacağı) ve "Avans Bakiyesi".

Filtrelerle sorunlu durumları yakalayın

Personel listesinin üstünde beş filtre vardır: "Tümü", "Aktif", "Pasif", "Avansı Olanlar" ve "Ödeme Bekleyenler". İkisi işinize çok yarar:

• Avansı Olanlar: Ay ortasında kimin ne kadar avans aldığını tek bakışta gösterir. Aynı kişi her ay avans alıyorsa maaş dengesini gözden geçirin.
• Ödeme Bekleyenler: Ay sonunda toplam ne kadar ödeme yapacağınızı listeler. Nakit planlamanızı buradan yaparsınız.

Yetkilendirme ve kullanıcı erişimi

Personel ekranı finans takibi içindir; panele giriş yetkisiyle karıştırılmamalıdır. Panelde erişim kontrolü iki katmanda çalışır:

• Giriş şifresi: Panele kimin gireceğini belirler. Ayarlar > Güvenlik sekmesinden yönetilir.
• Firma sahibi PIN'i: Panelin içinde kritik düzeltmeleri kilitler. Kasa iptali, cari türü değişimi ve cari silme işlemlerinde sorulur.

Pratikte küçük mağazalarda uygulanan model şudur: giriş bilgisi paylaşılır, PIN paylaşılmaz. Çalışan sipariş açar, tahsilat alır, fiş girer; ama girilmiş bir para hareketini tek başına geri alamaz. Bu, güven ile kontrol arasındaki dengeyi kuran en pratik çözümdür.

Ay sonunda personel hareketlerini gözden geçirmek isterseniz Ayarlar > Veri Yedekleme bölümünden alacağınız Excel dosyasında kasa hareketleri de yer alır; personel kaynaklı çıkışlar orada açıklamalarıyla listelenir.

Sıkça sorulan sorular

Personel için ayrıca cari hesap açmalı mıyım?

Hayır, açmayın. Personeli müşteri carilerinin arasına koyarsanız alacak raporunuz bozulur — panel personel avansını "piyasadaki alacağınız" olarak sayar. Personel ekranı bu iş için ayrılmıştır, oradan takip edin.

Avans verdim ama kasa çıkışı oluşmadı, neden?

Muhtemelen işlem tipini "Kesinti" veya "Diğer İşlem" olarak seçtiniz. Kasa çıkışı yalnız "Maaş Ödemesi", "Avans" ve "Prim" tiplerinde oluşur ve bu tiplerde panel size kasa hesabı ile ödeme yöntemi sorar.

İşten ayrılan personeli silebilir miyim?

Silmek yerine "Pasife Al" deyin. Geçmiş maaş, avans ve prim kayıtları korunur, kasa hareketleriyle bağlantısı bozulmaz ve personel aktif listede görünmez. Silmek, geçmiş kasa çıkışlarınızın kaynağını belirsizleştirir.

Prim hesabını panel otomatik yapıyor mu?

Hayır, prim tutarını siz belirleyip girersiniz. Personel kartındaki "Prim Notu" alanına prim kuralınızı yazarsanız (örneğin "aylık 100 bin üzeri ciroda %1") ay sonunda Raporlar ekranındaki ciro rakamına bakıp hesaplamanız kolaylaşır.