Kasa Hesapları ve Hareketler

Bu dersin sonunda

• Nakit, banka ve POS için ayrı kasa hesapları tanımlarsınız.
• Hangi kayıtların otomatik düştüğünü, hangilerini elle gireceğinizi bilirsiniz.
• Sipariş dışı gelir ve giderleri doğru hesaba işlersiniz.
• Kasa ekranındaki filtreler ve özet kartlarıyla günü okursunuz.

Kasa, işletmenin para trafiğinin tutulduğu yerdir: giren para, çıkan para ve aradaki fark. HalıSoft'ta kasa ekranı üç şeyi bir arada tutar — nakit çekmeceniz, banka hesabınız ve POS cihazınız. Hepsi ayrı ayrı takip edilir ama tek ekranda toplanır.

Anlaşılması gereken en önemli ayrım şu: kasa kayıtlarının çoğunu siz girmezsiniz. Bir siparişi onayladığınızda peşinatı, bir tahsilat aldığınızda tutarı panel kendisi kasaya yazar. Elle giriş yalnız sipariş dışı hareketler içindir: kira, elektrik, çırak yemek parası, nakliyeci ödemesi, mağaza dışı küçük satışlar.

Bu dersin sonunda kasa hesaplarınızı kurmuş, günlük gelir-gider fişlerinizi hızlıca girer hale gelmiş olacaksınız. Yanlış girdiğiniz bir fiş için endişelenmeyin — bir sonraki derste kaydı silmeden nasıl düzelteceğinizi göreceğiz.

Adım adım uygulama

1. Kasa ekranını açın Sol menüden "Kasa" sayfasına girin. Üstte "Kasa Girişi", "Kasa Çıkışı" ve "Net" kartlarını görürsünüz; varsayılan olarak bugünün rakamlarıdır. İpucu: Telefondan çalışıyorsanız alt çubuktaki "Kasa" kısayolunu kullanın.
2. "Kasa Hesaplari" bölümüne inin Sayfada aşağı kaydırın. "Kasa Hesaplari" başlığı altında tanımlı hesaplarınız kartlar halinde listelenir; her kart "Giriş", "Çıkış" ve "Bakiye" gösterir.
3. "Yeni Hesap" ile nakit kasanızı açın "Yeni Hesap" butonuna basın. "Hesap adı" alanına "Mağaza Kasa" yazın, "Tür" listesinden "Nakit" seçin, "Açılış bakiyesi" alanına çekmecedeki mevcut parayı girin ve "Kaydet" deyin. İpucu: Açılış bakiyesini doğru girin — gün sonu sayımının doğru çıkması buna bağlıdır.
4. Banka hesabınızı ekleyin Tekrar "Yeni Hesap" deyin, türü "Banka" seçin. "Banka adı" ve "IBAN" alanları açılır; doldurun. Havale/EFT tahsilatları bu hesapla eşleşecek.
5. POS hesabınızı ekleyin Üçüncü kez "Yeni Hesap" deyin, türü "POS" seçin. "POS sağlayıcı" alanına bankanızın veya sağlayıcınızın adını yazın. Kartlı tahsilatlar buraya düşer. İpucu: Birden fazla POS cihazınız varsa her biri için ayrı hesap açın; blokeleri ayrı ayrı takip edersiniz.
6. Varsayılan hesabı belirleyin En sık kullandığınız hesabı varsayılan yapın. Kartın üzerinde "Varsayilan" rozeti belirir; yeni işlem girerken hesap alanı bu seçimle açılır.
7. Sipariş dışı gider girin Sağ üstteki "Yeni Kasa İşlemi" butonuna basın. Açılan panelde kırmızı "Gider / Kasa Çıkışı (−)" kutusunu seçin.
8. Hesap, tarih ve saati doldurun "Kasa Hesabı" listesinden parayı hangi hesaptan çıkardığınızı seçin. "İşlem Tarihi" ve "İşlem Saati" bugüne ayarlı gelir; geçmiş bir fişi işliyorsanız değiştirin.
9. Tutar, yöntem ve açıklamayı yazın "Tutar" alanına rakamı girin, "Yöntem" listesinden Nakit / Kart / Havale seçin, "Açıklama" alanına ne için ödediğinizi yazın: "Mağaza kirası — Temmuz" gibi. İpucu: Açıklamayı düzenli yazın. "Gider" diye geçilen 40 kayıt, ay sonunda hiçbir işe yaramaz.
10. "Kaydet" deyin — panel açık kalır Kaydettikten sonra panel kapanmaz, alanlar sıfırlanır. Arka arkaya fiş girmek için tasarlanmıştır; günün tüm fişlerini bir oturuşta girebilirsiniz.
11. Filtrelerle günü kontrol edin Üstteki "Bugün / Dün / Son 7 gün / Son 30 gün" hızlı butonlarını veya "Başlangıç" - "Bitiş" tarihlerini kullanın. "Yöntem Filtresi"nden Nakit / Kart / Havale seçerek yalnız o kanalı görebilirsiniz.

Otomatik kayıt mı, elle giriş mi?

Bu ayrım kafa karışıklığının en büyük kaynağıdır. Basit bir kural: satışla ilgili her şey otomatiktir, geri kalanı elle girilir. Tablo halinde:

Çift kayıttan kaçının. En sık yapılan hata, tahsilatı hem cariden alıp hem de kasaya elle ikinci kez yazmaktır. Bu, o günün cirosunu iki katına çıkarır ve gün sonunda çekmece tutmaz. Kural: para bir cariyle ilgiliyse cariden girin, kasa kendiliğinden güncellenir.

Somut örnek: bir günün kasası

Salı günü mağazada şunlar oldu:

• Ahmet Bey'e 15.000 ₺'lik sipariş açıldı, 5.000 ₺ peşinat nakit alındı → otomatik: Nakit +5.000 ₺
• Ayşe Hanım eski borcundan 2.500 ₺'yi kartla ödedi → otomatik: Kart +2.500 ₺
• Mehmet Bey havaleyle 3.000 ₺ gönderdi → otomatik: Havale +3.000 ₺
• Nakliyeciye 800 ₺ nakit ödendi → elle: Nakit −800 ₺
• Çırağa 1.500 ₺ avans verildi → Personel ekranından: Nakit −1.500 ₺

Gün sonunda kasa kartları şunu gösterir: Kasa Girişi 10.500 ₺, Kasa Çıkışı 2.300 ₺, Net +8.200 ₺. Yöntem kartları ise ayrışır: Nakit net +2.700 ₺ (5.000 − 800 − 1.500), Kart +2.500 ₺, Havale +3.000 ₺. Akşam çekmeceyi sayarken sadece Nakit rakamına bakarsınız — 2.700 ₺ artı sabah açılış bakiyesi.

Kasa hesabı neden birden fazla olmalı?

Tek bir "kasa" tutarsanız, çekmecedeki nakitle bankadaki para birbirine karışır ve "elimde ne var?" sorusuna cevap veremezsiniz. Ayrı hesaplar üç şeyi çözer:

• Sayım: Gün sonunda yalnız nakit hesabını sayarsınız, POS blokesi hesabı bozmaz.
• Mutabakat: Banka ekstresiyle "Banka" hesabınızı karşılaştırırsınız; fark varsa hangi gün olduğunu bulursunuz.
• Karar: "Bu hafta 40 bin ciro yaptım ama nakit yok" durumunun sebebi POS blokesidir; ayrı hesapla bunu görürsünüz.

Kullanmadığınız bir hesabı silmeyin — kartın üzerindeki butonla "Pasife al" deyin. Geçmiş hareketleri korunur, yeni işlem girerken listede görünmez.

Filtreleri kullanmak

Kasa ekranı varsayılan olarak bugünü gösterir ve üstünde "Otomatik bugün" yazar. Tarih değiştirdiğinizde bu etiket "Özel aralık"a döner; "Sıfırla" ile bugüne dönersiniz. Yöntem filtresindeki "Nakit / Kart / Havale" butonları ya da yöntem özet kartlarına tıklamak listeyi o kanala daraltır.

Hareketler iki ayrı tabloda listelenir: "Kasa Girişleri" ve "Kasa Çıkışları". Her satırda tarih-saat, açıklama, ilgili cari, kasa hesabı, yöntem ve tutar vardır. Sipariş kaynaklı satırlarda sipariş numarası da görünür, işlem sütununda "Kilitli" yazar — bunlar sipariş/cari bağlantılı olduğu için doğrudan iptal edilemez, kaynağından düzeltilir.

Çıktı ve Excel

Sayfanın üstündeki "Yazdır" butonu, seçili tarih aralığı için baskıya hazır bir kasa raporu üretir: giriş-çıkış-net özeti ve iki döküm tablosu. "Excel" butonu ise iki sayfalı bir dosya indirir — "Kasa_Ozet" ve "Kasa_Hareketleri". İkinci sayfada her hareketin durumu da yazar (AKTIF / IPTAL / TERS_KAYIT), böylece muhasebecinize gönderdiğiniz dosya eksiksiz olur.

Sıkça sorulan sorular

Tahsilatı hem cariden girdim hem kasaya yazdım, ciro iki katı çıktı. Ne yapmalıyım?

Elle girdiğiniz fazla kaydı iptal edin. Kasa ekranında o satırdaki "Düzeltme İşlemi" butonuna basıp "İptal / Ters Kayıt" seçin; firma sahibi PIN'inizi girip sebebini yazın. Kayıt silinmez, ters yönlü yeni bir kayıt oluşur ve toplamlar düzelir.

POS parası hesabıma 2 gün sonra geçiyor, kasada nasıl görünüyor?

Tahsilat anında POS hesabına giriş olarak düşer. Banka hesabına geçtiğinde ise POS hesabından çıkış, banka hesabına giriş şeklinde bir aktarım girmeniz gerekir. Böylece her hesabın bakiyesi gerçeği yansıtır.

Kasaya elle giriş yaparken hangi hesabı seçeceğimi karıştırıyorum.

Sorun basit: "para fiziken nereden çıktı / nereye girdi?" Çekmeceden verdiyseniz Nakit, karttan geçtiyse POS, banka üzerinden yaptıysanız Banka. En sık kullandığınız hesabı varsayılan yaparsanız çoğu zaman değiştirmeniz bile gerekmez.

Kaç kasa hareketi görüntülenebiliyor?

Performans için bir tarih aralığında ilk 2000 kayıt gösterilir; daha fazlası varsa panel uyarı verir ve tarih aralığını daraltmanızı ister. Excel çıktısı da görünen kayıtlarla sınırlıdır, bu yüzden geniş dönem raporlarını ay ay alın.