İlk Kurulum: Firma ve Ürün Tanımları

Bu dersin sonunda

• Kurulumun doğru sırasını bilir ve uygularsınız
• Firma kimliğinizi ve çıktı bilgilerinizi ayarlarsınız
• İlk ürün tanımlarınızı ve stok girişinizi yaparsınız
• İlk müşteri cari hesabınızı açarsınız

Kurulumda tek bir kural vardır ve o kural her şeyden önemlidir: sıra. Programa önce tanımlar, sonra stok, en son satış girilir. Bu sırayı bozan kullanıcı satış ekranında seçecek ürün bulamaz, "program çalışmıyor" der ve baştan başlar. Oysa program gayet çalışmaktadır; sadece daha eline mal verilmemiştir.

Bunu şöyle düşünün: yeni bir dükkan açtınız. Önce tabelayı asarsınız (firma kimliği), sonra rafları kurup hangi malı satacağınıza karar verirsiniz (ürün tanımları), sonra malı raflara dizersiniz (stok girişi), en son müşteriyi içeri alırsınız (ilk sipariş). Program da aynı sırayla kurulur.

Bu ders diğerlerinden biraz uzundur, çünkü kurulum bir kez yapılır. Bir öğleden sonranızı ayırın, mağaza sakinken oturun. Sonrasında yıllarca sadece üstüne ekleme yaparsınız. Kurulumda takılırsanız bizi arayın; bu adımda müşterilerimize birebir yardımcı oluyoruz.

Adım adım uygulama

1. Önce sırayı ezberleyin Kurulum dört adımdır ve sırası şudur: (1) Firma kimliği, (2) Ürün tanımları, (3) Stok girişi, (4) İlk müşteri ve ilk sipariş. Bu sırayı atlamayın. Ürün tanımı olmadan stok giremezsiniz; stok olmadan satış ekranında ürün seçemezsiniz. İpucu: Bu dört başlığı bir kağıda yazıp ekranın kenarına yapıştırın. Bittikçe üzerini çizin; nerede kaldığınızı şaşırmazsınız.
2. Ayarlar → Firma Kimliği bölümünü doldurun Sol menünün en altındaki Ayarlar'a girin ve Firma Kimliği bölümünü açın. Ünvanınızı, adresinizi, telefonunuzu ve logonuzu yükleyin. Bu bilgiler yazdırdığınız her sipariş çıktısında, ölçü föyünde ve cari ekstresinde görünür. İpucu: Logo yüklerken beyaz zeminli, kare veya yatay bir görsel kullanın. Karanlık zeminli logolar çıktıda iyi görünmez.
3. Ayarlar → Güvenlik bölümünden PIN belirleyin Aynı Ayarlar ekranındaki Güvenlik bölümünden firma sahibi PIN'inizi belirleyin. Bu PIN; sipariş iptali, kısmi iade, fiyat düzeltmesi ve kasa ters kaydı gibi kritik işlemlerde sorulur. Sadece sizin bileceğiniz bir rakam seçin. İpucu: PIN'i personelle paylaşmayın. Bu PIN'in tek amacı, geri dönüşü olan finansal kayıtları yalnız sizin değiştirebilmenizdir.
4. Halı tanımlarını girin Sol menüden Ürün & Stok → Halı → Halı Tanımları'na girin. Her ürün için marka, seri, alış ve satış fiyatını yazın. Rulo (top) ürünlerde en listesini (80, 100, 120 cm gibi), standart ürünlerde ebat listesini (160x230 gibi) girin. Bu ekranda henüz miktar yazmıyorsunuz — sadece "ben bu malı satıyorum" diyorsunuz. İpucu: Elinizde Excel listesi varsa şablonu indirip toplu içe aktarım yapın; yüzlerce ürünü tek tek yazmaktan kurtulursunuz.
5. Perde tanımlarını ve pile ayarlarını girin Perde paketiniz varsa Ürün & Stok → Perde → Perde Tanımları'na girin. Her kumaş için marka, seri ve birim seçin: fon, tül, güneşlik ve briz metretül (mtl); stor, zebra, jaluzi ve plise metrekare (m²) ile satılır. Ardından Pile Tanımları'ndan kullandığınız pile katsayılarını (1x2, 1x2.5, 1x3 gibi) ve dikim ücretlerini girin. İpucu: Pile katsayısı kumaş metrajını belirler: 1x2 pile demek "en × 2 + katlama payı" demektir. Yanlış katsayı yanlış metraj, yanlış metraj yanlış fiyat demektir.
6. Atölyelerinizi ve diğer ürünleri tanımlayın Perde dikimi yaptırıyorsanız Ürün & Stok → Perde → Atölyeler'e girip çalıştığınız atölyeleri ekleyin; isterseniz atölye kartını genişletip pile bazlı özel ücret matrisini doldurun. Yastık, paspas gibi adetli mallarınız varsa Diğer → Diğer Ürünler ekranından barkodlarıyla birlikte tanımlayın. İpucu: Atölyeye ilk iş atadığınızda o atölyenin cari hesabı kendiliğinden açılır; ayrıca cari açmanıza gerek yoktur.
7. Mevcut stoğunuzu girin Tanımlar bitince Ürün & Stok → Halı → Stok Yönetimi ekranına geçin ve "Stok Girişi" panelini açın. Çok satırlı hızlı giriştir: varyantı seçin, kodu ve miktarı yazın, Enter tuşuna basınca yeni satır açılır. Toplam metrekare altta canlı olarak hesaplanır. Kumaş stoğu için Perde → Kumaş Stoğu ekranını kullanın. İpucu: Depoyu bir günde saymaya kalkmayın. En çok sattığınız 20-30 üründen başlayın; gerisini rafa gittikçe eklersiniz.
8. Açık hesabı olan müşterileri girin Sol menüden Cari Hesaplar'a girip "Yeni Cari" ile açık borcu olan müşterilerinizi ekleyin. Ad, telefon ve varsa açılış bakiyesini yazın. Borcu kapanmış eski müşterileri girmenize gerek yok; onlar zaten ilk siparişte kendiliğinden oluşur. İpucu: Telefon numarasını mutlaka doğru girin. Program müşteriyi telefondan bulur; numara yanlışsa aynı kişi için ikinci bir kayıt oluşur.
9. Bir deneme siparişi yazın ve silin Kurulumu test etmek için Yeni Sipariş'ten kendi adınıza küçük bir sipariş yazın ve kaydedin. Ürün listesinde tanımladığınız mallar çıkıyorsa kurulum doğrudur. Bu siparişi ONAYLAMAYIN; Bekliyor durumunda bırakın, muhasebeye hiç dokunmaz. İpucu: Onaylanmamış deneme siparişi hiçbir zarar vermez; stoğa da cariye de dokunmaz. Sadece listede durur, canınız istediğinde iptal edersiniz.
10. Fiyat listesi çıktısı alarak kontrol edin Son kontrol olarak Diğer → Fiyat Listesi ekranına girip A4 bir liste basın. Fiyatlar doğru, markalar düzgün sıralanmış görünüyorsa tanımlarınız temiz demektir. Yanlış gördüğünüz bir satır varsa tanım ekranına dönüp düzeltin. İpucu: "Sadece stoktakiler" filtresiyle vitrin için sade bir liste alabilirsiniz.

Kurulum sırası neden bu kadar önemli?

Programdaki veriler birbirine bağlıdır. Bir stok kalemi, bir ürün tanımının altına yazılır. Bir sipariş kalemi, bir stok kalemini işaret eder. Bir cari hareket, bir siparişten doğar. Yani her katman bir alttakinin üzerine oturur. Alt katman yoksa üst katman yazılamaz.

Bu tabloyu kurulum boyunca yanınızda tutun:

Tanım ile stok arasındaki fark

Yeni kullanıcıların en çok karıştırdığı konu budur, o yüzden net söyleyelim. Tanım, ürünün kimliğidir: "Gloria serisi, 200 en rulo halı, alış 400 TL, satış 700 TL." Stok ise o üründen elinizde ne kadar olduğudur: "Gloria 200 en, 12 numaralı toptan 38 metre var."

Tanımı bir kez yaparsınız; fiyat değişmedikçe dokunmazsınız. Stok ise sürekli hareket eder: mal geldikçe artar, sattıkça azalır. Bu yüzden ikisi ayrı ekranlardadır.

Aynı ayrım perdede de vardır: Perde Tanımları kumaşın kimliğidir, Kumaş Stoğu ise elinizdeki top envanteridir.

Alış fiyatını girmekten çekinmeyin

Bazı kullanıcılar "personel görür" diye alış fiyatını boş bırakır. Buna gerek yok, çünkü program bu konuda kesin bir kural uygular: maliyet ve alış fiyatı satış ekranında asla görünmez. Yalnızca tanım ekranlarında ve raporlarda yer alır.

Alış fiyatını girmezseniz kaybınız büyük olur: Raporlar ekranı kâr hesaplayamaz, marj göremezsiniz, hangi ürünün kazandırdığını bilemezsiniz. Ay sonunda "ciro yaptım ama para nerede?" sorusunun cevabı tam olarak burada saklıdır.

Sık yapılan kurulum hataları

Geçmişin tamamını girmeye çalışmak. Beş yıllık kayıt girmenize gerek yok. Sadece açık borcu olanları ve eldeki stoğu girin. Kapanmış işler defterde kalsın.

Aynı ürünü iki kere tanımlamak. "Gloria" ve "GLORİA" ayrı iki ürün olur, stok ikiye bölünür, rapor karışır. Tanım girmeden önce arama kutusuna yazıp o ürünün zaten olup olmadığına bakın.

Telefon numarasını eksik veya yanlış girmek. Program müşteriyi telefonundan tanır. Numara hatalıysa aynı müşteri için ikinci bir cari açılır ve borç iki hesaba bölünür.

Pile katsayısını yanlış girmek. Perde fiyatının tamamı bu katsayıya bağlıdır. 1x2.5 çalışıyorsanız katsayıyı 2.5 girin; emin değilseniz bir perdeyi elle hesaplayıp programın sonucuyla karşılaştırın.

Kurulumu yarım bırakıp satışa başlamak. Yarım kurulumla girilen siparişler sonradan düzeltme işi çıkarır. Bir öğleden sonrayı kuruluma ayırmak, sonraki üç ayı rahat geçirtir.

Silinemeyen ürünü ne yapmalı?

Bir ürünü silmeye çalıştığınızda program izin vermeyebilir. Bunun sebebi basittir: o ürün geçmiş bir siparişte kullanılmıştır. Silinirse eski siparişin kaydı bozulur, geçmiş rapor yanlış çıkar.

Bu durumda ürünü Pasif yapın. Pasif ürün satış ekranında görünmez, yeni siparişe eklenemez; ama geçmiş kayıtlarda olduğu gibi durur. Sezonu geçmiş modellerde de aynı yolu kullanın: silmeyin, pasife alın.

Kurulum bitti, sırada ne var?

Tanımlar ve stok hazırsa artık satışa hazırsınız. Sıradaki ders arama, kısayollar ve hızlı tahsilat butonunu anlatıyor — günlük işinizi hızlandıran küçük ama etkili araçlar. Ardından "Günlük Kullanım Rutini" dersinde sabahtan akşama bir günün nasıl geçtiğini göreceksiniz.

Sıkça sorulan sorular

Kurulum ne kadar sürer?

Firma ayarları ve tanımlar için ortalama bir-iki saat yeterlidir. En uzun süren kısım mevcut stoğun girilmesidir; ürün sayınıza göre yarım gün ile birkaç gün arasında değişir. Excel aktarımı kullanırsanız bu süre ciddi biçimde kısalır.

Stoğumun tamamını girmek zorunda mıyım?

Hayır. En çok sattığınız ürünlerle başlayın, gerisini zamanla ekleyin. Programın çalışması için tam envanter şart değildir; ancak stok takibinden tam verim almak istiyorsanız zamanla tamamlamanız yerinde olur.

Yanlış girdiğim ürün tanımını düzeltebilir miyim?

Evet, tanım ekranındaki düzenle simgesinden fiyatı ve bilgileri değiştirebilirsiniz. Değişiklik yalnız yeni satışları etkiler; geçmiş siparişler kaydedildiği andaki fiyatla kalır, geçmişiniz bozulmaz.

Perde ayarlarındaki katlama payı gibi değerleri değiştirirsem eski siparişler etkilenir mi?

Hayır. Katlama payı, güneşlik boy farkı ve stor çarpanları gibi ayarlar yalnız yeni yapılan hesaplamalarda kullanılır. Daha önce kaydedilmiş siparişlerin metrajı ve tutarı olduğu gibi kalır.