HalıSoft Nedir, Ne İşe Yarar?

Bu dersin sonunda

• Programın hangi defterlerin yerine geçtiğini bilirsiniz
• Ana ekranların adını ve ne işe yaradığını tanırsınız
• "Cari", "kasa", "stok" gibi temel kelimelerin karşılığını öğrenirsiniz
• Hangi dersten devam edeceğinizi seçebilirsiniz

Yirmi yıldır halı satıyorsunuz. Kim ne aldı, kim ne kadar borçlu, hangi rulodan kaç metre kaldı — hepsi ya kafanızda, ya masanın çekmecesindeki büyük defterde, ya da bilgisayardaki bir Excel dosyasında. Bu sistem yıllarca yürüdü. Ama iş büyüdükçe defter yetmemeye başlar: bir sayfa yırtılır, bir rakam yanlış yazılır, bir taksitin vadesi unutulur.

HalıSoft, tam olarak bu defterlerin yerine geçen bir programdır. Bilgisayarda ya da telefonda internet tarayıcısından açılır, kurulum gerektirmez. İçine bir sipariş yazdığınızda; müşterinin borcu, stoktan düşen mal ve kasaya giren para aynı anda kendiliğinden işlenir. Yani bir işlemi üç ayrı deftere ayrı ayrı yazma derdiniz biter.

Bu ilk derste hiçbir şey yapmanız gerekmiyor. Sadece okuyun. Amaç, panele girdiğinizde gördüğünüz kelimelerin size yabancı gelmemesi. Yanlış bir şeye tıklamaktan korkmayın: programda hiçbir kayıt kalıcı olarak silinmez, yanlış girilen bir bilgi her zaman düzeltilebilir.

Adım adım uygulama

1. Programın hangi defterin yerine geçtiğini anlayın Şu an kullandığınız kağıtları bir düşünün: sipariş fişi, veresiye defteri, kasa defteri, stok listesi ve taksit takip kağıdı. HalıSoft bu beşinin hepsini tek yerde tutar ve aralarındaki bağı kendisi kurar. Bir sipariş onayladığınızda hepsi birden güncellenir. İpucu: Eski defterlerinizi hemen atmayın. İlk bir ay hem deftere hem programa yazın; rakamların tuttuğunu kendi gözünüzle görünce güven gelir.
2. Üç temel kelimeyi öğrenin Program boyunca en çok üç kelimeyi göreceksiniz. "Cari" (okunuşu: cari) müşteri veya tedarikçinin hesabıdır — yani veresiye defterindeki o kişiye ait sayfa. "Kasa" içeri giren ve dışarı çıkan paradır. "Stok" ise elinizdeki maldır. Programın yaptığı iş, bu üçünü birbirine bağlı tutmaktır. İpucu: Cari hesapta pozitif bakiye "o kişi size borçlu", negatif bakiye "siz o kişiye borçlusunuz" demektir. Tedarikçilerde negatif görmek normaldir.
3. Dashboard (Genel Bakış) ekranını tanıyın Programı açtığınızda karşınıza gelen ilk sayfa Dashboard, yani Genel Bakış ekranıdır. Burası günün fotoğrafıdır: onay bekleyen kaç sipariş var, bu hafta kimden ne kadar tahsilat bekliyorsunuz, hangi tahsilat gecikmiş, bugün kasaya ne girdi. Sayıların üzerine tıklayınca ilgili listeye gidersiniz. İpucu: Kırmızı renkli "Geciken Tahsilat" kutusu her sabah ilk bakacağınız yerdir. Rakam sıfırsa o gün rahatsınız.
4. Yeni Sipariş ekranının ne işe yaradığını bilin Sol menüdeki "Yeni Sipariş" satış yaptığınız yerdir. Müşteri bilgisi, ardından "+ Kalem Ekle" ile ürünler (Halı, Perde, Diğer Ürün veya Aksesuar / Manuel), en sonda özet ve kayıt. Kaydedilen sipariş önce "Teklif / Bekliyor" durumunda durur — yani henüz muhasebeye işlemez. İpucu: Müşteri hâlâ düşünüyorsa siparişi yine de kaydedin. Bekliyor durumundaki sipariş bir tekliftir; ne stoğa ne cariye dokunur.
5. Siparişler ve Cari Hesaplar listelerini ayırt edin "Siparişler" ekranı bugüne kadar girdiğiniz tüm satışların listesidir; üstteki sekmelerden duruma göre süzersiniz. "Cari Hesaplar" ise kişi bazlı listedir: kim ne kadar borçlu, kimin taksiti yaklaşıyor. Bir sipariş ürüne bakar, cari hesap kişiye bakar. İpucu: Bir müşterinin geçmişini merak ediyorsanız Siparişler değil, Cari Hesaplar'dan gidin; orada tüm alışverişi ve ödemeleri alt alta görürsünüz.
6. Kasa ve Raporlar ekranlarına göz atın "Kasa" ekranı nakit, kart ve havale hareketlerinin tutulduğu yerdir; sipariş onayları ve tahsilatlar buraya kendiliğinden düşer. "Raporlar" ekranı ise ay sonu sorusunun cevabıdır: ne kadar ciro yaptım, ne kadar kâr kaldı, hangi kategori kazandırıyor. İpucu: Kasaya elle giriş sadece sipariş dışı gelir-giderler içindir: kira, elektrik, çay-şeker gibi.
7. Paketinizin neyi açtığını görün HalıSoft üç pakette sunulur: sadece Perde, sadece Halı veya ikisini birden kapsayan Full paket. Paketinizde olmayan bölüm sol menüde hiç görünmez, satış ekranındaki kalem tipi listesinde de çıkmaz. Yani gereksiz menü kalabalığı yaşamazsınız. İpucu: Sol menüde "Perde" başlığını göremiyorsanız panelde bir arıza yok demektir; paketiniz halı paketidir.
8. Yardım butonunu unutmayın Sağ üstte soru işareti (?) şeklinde bir buton vardır. Ona bastığınızda sağdan bir panel açılır ve o an bulunduğunuz sayfanın kısa anlatımını gösterir. Yani takıldığınız yerde kimseyi aramadan cevabı bulabilirsiniz. İpucu: Soru işareti butonu masaüstünde görünür. Telefonda kullanıyorsanız bu dersleri okumaya devam edin.

Hangi defter hangi ekrana karşılık geliyor?

Aşağıdaki tablo, bugün elinizde ne varsa programda karşılığının nerede olduğunu gösterir. Yeni bir şey öğrenmiyorsunuz; sadece bildiğiniz işin adresi değişiyor.

Arka planda ne oluyor?

Programın en önemli özelliği, işlemleri atomik yapmasıdır. Zor bir kelime ama anlamı basit: bir işlem ya tamamen olur ya da hiç olmaz. Bir siparişi onayladığınızda müşterinin borcu yazılır, mal stoktan düşer ve kasa kaydı oluşur — bu üçü tek hamlede gerçekleşir. Elektrik kesilse, internet gitse bile "borcu yazılmış ama stok düşmemiş" gibi yarım bir kayıt oluşmaz. Defterde en sık yaşanan hata tam olarak budur: bir yere yazılır, öbür yere yazılmayı unutulur.

Yanlış yaparsam ne olur?

Bu sorunun cevabı çok net: düzeltilebilir. Program hiçbir kaydı gerçekten silmez. Yanlış fiyat girdiyseniz "Fiyat Düzelt" ile düzeltirsiniz, fark otomatik cariye yansır. Müşteri malı geri getirdiyse "Kısmi İade" yaparsınız, ürün stoğa geri döner. Siparişin tamamı iptal olacaksa "İptal Et" dersiniz; muhasebe kayıtları ters kayıtla geri alınır ama iz kalır. Kasada yanlış bir fiş varsa ters kayıt atılır.

Bu düzeltmelerin bir kısmı firma sahibi PIN'i ister. PIN'i Ayarlar ekranından siz belirlersiniz. Amaç sizi zorlamak değil; personelin sizden habersiz kritik bir kaydı değiştirmesini önlemektir. Her düzeltme kim yaptı, ne zaman yaptı diye kayıt altına alınır.

İlk hafta için gerçekçi bir beklenti

Programı ilk açtığınızda her şeyi bir günde öğrenmeye çalışmayın. Yeni kullanıcıların çoğunda süreç şöyle işler:

• 1-2. gün: Sadece dolaşın, menüye bakın, ekranların adını öğrenin. Hiçbir şey kaydetmeyin.
• 3-5. gün: Ürün tanımlarınızı ve mevcut stoğunuzu girin. Bu en uzun süren adımdır ama bir kez yapılır.
• 2. hafta: Yeni gelen her müşteriyi programa yazın. Eskileri geriye dönük girmeye kalkmayın.
• 1. ay sonu: Raporlar ekranından ilk ay kârınıza bakın. Çoğu kullanıcı işte tam bu anda "keşke daha önce başlasaydım" der.

Sık yapılan üç hata

Birinci hata: Geçmiş beş yılın tüm kayıtlarını programa girmeye çalışmak. Gerek yok. Açık borcu olan müşterileri ve eldeki stoğu girin, yeter. Geçmiş defterde kalsın.

İkinci hata: Ürün tanımlarını atlayıp doğrudan sipariş yazmaya kalkmak. Bir sonraki derslerde göreceğiniz gibi doğru sıra önce tanım, sonra stok, en son satıştır. Sıra bozulunca satış ekranında seçecek ürün bulamazsınız.

Üçüncü hata: Siparişi kaydedip "tamam bitti" sanmak. Kaydedilen sipariş "Bekliyor" durumundadır; muhasebeye işlemesi için ayrıca ONAYLA & CARİYE İŞLE demeniz gerekir. Bu ikisinin farkını dördüncü modülde ayrıntısıyla anlatıyoruz.

Nereden devam etmeli?

Sıradaki ders panele ilk girişinizi ve menünün mantığını anlatıyor. Onu okuduktan sonra "İlk Kurulum" dersine geçin; orada hangi tanımı hangi sırayla gireceğinizi adım adım göreceksiniz. Kurulum bittiğinde ilk siparişinizi yazmaya hazır olursunuz. Merak etmeyin, kurulum sırasında yanınızdayız — telefonla veya WhatsApp'tan yardım isteyebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Bilgisayardan hiç anlamıyorum, bu programı kullanabilir miyim?

Evet. HalıSoft internet tarayıcısından çalışır; kurulum, güncelleme veya teknik bilgi gerektirmez. Program tam olarak bilgisayara mesafeli esnaf düşünülerek tasarlandı: her ekranda sade Türkçe başlıklar, sağ üstte soru işaretiyle açılan yardım paneli var. Kurulum ve ilk eğitim bizim tarafımızdan yapılır.

Programı telefondan da kullanabilir miyim?

Evet. Panel telefon ve tablette de açılır; ekranın altında Panel, Sipariş, +Yeni, Cariler ve Kasa kısayollarını taşıyan bir çubuk çıkar. Mağaza dışındayken bakiye kontrol etmek veya hızlı tahsilat girmek için yeterlidir. Uzun sipariş girişlerini bilgisayardan yapmak daha rahattır.

Verilerim nerede duruyor, kaybolur mu?

Veriler internet üzerindeki güvenli sunucularda tutulur; bilgisayarınız bozulsa bile kayıt kaybolmaz. Ayarlar ekranındaki Veri Yedekleme bölümünden tüm verinizi tek bir Excel dosyası olarak indirebilirsiniz. Veriler sizindir, istediğiniz an dışarı alabilirsiniz.

Mevcut Excel listemi programa aktarabilir miyim?

Halı tanımlarında Excel ile toplu içe aktarım desteklenir; şablonu indirip doldurarak yüzlerce ürünü tek seferde yüklersiniz. Kurulum sürecinde bu aktarımı sizin yerinize biz de yapabiliriz.