Halı Tanımları Oluşturma

Bu dersin sonunda

• Rulo halı ile standart halı arasındaki farkı bilir, hangisini seçeceğinizi anlarsınız.
• Marka, seri, tedarikçi ve fiyat bilgileriyle eksiksiz bir ürün kartı açarsınız.
• Rulo enlerini veya standart ebat listesini varyant olarak girersiniz.
• Elinizdeki listeyi Excel şablonuyla topluca panele aktarırsınız.

Panelde yapacağınız her işin başlangıcı ürün kartıdır. Stok girişi yapabilmek, satışta ürünü listeden seçebilmek, etiket bastırabilmek ve ay sonunda kâr raporu alabilmek için önce halınızı sisteme tanıtmanız gerekir. Bu tanıtma işine panelde Halı Tanımları diyoruz.

Bir ürün kartı, aslında mağazanızdaki bir halının kimlik kartıdır: hangi markanın, hangi serisi, hangi tedarikçiden geliyor, size kaça geliyor, kaça satıyorsunuz. Bir de varyant bilgisi vardır: rulo halıda bu, o serinin hangi enlerde geldiğidir (80 cm, 100 cm, 200 cm gibi); standart halıda ise hangi ebatlarda geldiğidir (160×230, 80×150 gibi).

Endişelenmeyin, teker teker girmek zorunda değilsiniz. Elinizde Excel listesi varsa şablonu indirip doldurabilir, yüzlerce ürünü tek seferde aktarabilirsiniz. Önce mantığı anlayalım, sonra hızlı yolu göstereceğiz.

Adım adım uygulama

1. Halı Tanımları ekranını açın Sol menüde "Halı" grubunu tıklayarak açın, içindeki "Halı Tanımları" satırına tıklayın. Ekranın üst şeridinde "Ürün Tanımları ve Fiyat Kurgusu" başlığını görüyorsanız doğru yerdesiniz. İpucu: Sol menüdeki gruplar açılır-kapanır. Bulunduğunuz sayfanın grubu otomatik açık gelir.
2. Önce tedarikçi carisini açın Ürün kartında tedarikçi seçimi zorunludur. Eğer tedarikçi listeniz boşsa, sol menüden "Cari Hesaplar" ekranına gidip halıyı aldığınız firmayı tedarikçi olarak kaydedin, sonra bu ekrana dönün. İpucu: Tedarikçi bağlamanız, sipariş onayında alış maliyetinin otomatik olarak o firmanın hesabına borç yazılmasını sağlar.
3. Yeni ürün kartını başlatın Sayfanın sağ üstündeki "Yeni Ürün" butonuna tıklayın. Sağdan bir panel (çekmece) açılacak; tüm bilgileri bu panelde gireceksiniz.
4. Marka, seri ve tedarikçiyi yazın Marka kutusuna üretici adını (örnek: Merinos), Seri kutusuna koleksiyon adını (örnek: Gloria) yazın. Tedarikçi kutusundan da malı aldığınız firmayı seçin. Bu üçü zorunludur. İpucu: Marka ve seri, satış ekranında ürünü ararken yazacağınız kelimelerdir. Kendi kullandığınız isimleri yazın, resmî katalog adını değil.
5. Ürün tipini seçin: Rulo mu, Standart mı? İki büyük düğme göreceksiniz: "Rulo Halı" ve "Standart Halı". Metreyle kestiğiniz, topu duvara dayalı duran halılar için Rulo'yu; hazır ölçüde paketli gelen halılar için Standart'ı seçin. İpucu: Seçim sonradan değiştirilebilir ama stok girişi yaptıktan sonra değiştirmeyin — varyant yapısı değişir.
6. Rulo seçtiyseniz enleri işaretleyin Ekranda hazır en düğmeleri çıkar: 66, 80, 100, 120, 150, 160, 200, 250, 300, 400 cm. O serinin geldiği enlere tıklayın. Listede olmayan bir en varsa alttaki kutuya yazıp "Ekle" düğmesine basın. İpucu: Sadece gerçekten getirdiğiniz enleri işaretleyin. Fazladan işaretlenen enler satış ekranında gereksiz seçenek olarak çıkar.
7. Standart seçtiyseniz ebatları işaretleyin Hazır ebat düğmelerinden (80x150, 100x200, 120x180, 160x230, 200x290, 240x340 gibi) elinizde olanlara tıklayın. Farklı bir ebat için En ve Boy kutularını doldurup "Ekle" deyin.
8. Alış ve satış fiyatını girin Alış Fiyatı (₺/m²) kutusuna size maliyeti, Satış Fiyatı (₺/m²) kutusuna müşteriye satış fiyatınızı m² başına yazın. Alış fiyatı sıfırdan büyük olmalıdır. İpucu: Alış fiyatı sadece kâr raporunda ve tedarikçi borcunda kullanılır; satış ekranında personelinize veya müşteriye asla görünmez.
9. İsterseniz barkod ve iç kod verin Barkod / QR Kod kutusuna mevcut barkodunuzu yazabilir ya da "Otomatik kod oluştur" düğmesine basıp sistemin üretmesine izin verebilirsiniz. SKU / İç Kod kutusu kendi kullandığınız kısa kod içindir. İpucu: Barkodu şimdi boş bırakabilirsiniz; sonradan düzenleyip ekleyebilirsiniz. Ama barkodla satış yapmak istiyorsanız bu alan dolu olmalı.
10. Kaydedin ve kontrol edin Panelin altındaki "Kaydet" düğmesine basın. Ürün listeye eklenir; kartın alt şeridinde girdiğiniz rulo enleri veya ebatlar sıralı biçimde görünür. Görünmüyorsa varyant girmeyi atlamışsınızdır — kalem ikonuna basıp tamamlayın.
11. Çok ürününüz varsa Excel ile toplu aktarın Üst şeritteki "Şablon" düğmesiyle boş Excel şablonunu indirin, kendi listenizi doldurun, sonra "Excel Yükle" ile geri yükleyin. Şablondaki KULLANIM sayfası hangi sütuna ne yazılacağını anlatır. İpucu: Excel yüklemeden ÖNCE tedarikçi carilerini açın — şablonda tedarikçi zorunludur ve sistemde olmayan tedarikçi hata verir.

Rulo halı mı, standart halı mı? Karar tablosu

Bu, tanım ekranındaki en önemli karardır çünkü fiyat hesabını doğrudan değiştirir. Aşağıdaki tablo iki tipi yan yana koyuyor.

Rulo halıda faturalanan m² neden farklı çıkar?

Bu, halıcının en iyi bildiği ama programa yeni geçenlerin en çok şaşırdığı konudur. Müşteri odasına 90 cm genişlik istiyor olabilir; ama elinizdeki topun eni 100 cm'dir ve siz o topu boyuna kesersiniz. Kesilen parçanın eni 100 cm'dir, artan 10 cm ziyandır. Bu yüzden fatura, istenen enden değil rulo eninden hesaplanır.

Somut örnek: Müşteri 90 cm en × 400 cm boy istiyor. Seçtiğiniz rulo 100 cm enindeyse:

Faturalanan m² = (100 / 100) × (400 / 100) = 1 × 4 = 4,00 m²

m² satış fiyatınız 850 ₺ ise tutar: 4,00 × 850 = 3.400 ₺ olur. Programa 90 cm yazdığınızda panel size zaten "100 cm'lik rulodan kesilecek" uyarısını ve hesaplanan m²'yi gösterir; kafadan hesap yapmanıza gerek kalmaz.

Standart halıda hesap

Standart halıda sürpriz yoktur, ebat neyse odur. 160×230 bir halı için:

m² = (160 / 100) × (230 / 100) = 1,60 × 2,30 = 3,68 m²

m² fiyatı 700 ₺ ise: 3,68 × 700 = 2.576 ₺. Panel bu hesabı ebat listesinden seçim yaptığınız anda kendisi yapar.

Ürün kartındaki alanlar ne işe yarar?

Excel ile toplu aktarım

Elinizde 300 kalemlik bir liste varsa teker teker girmek günler alır. Üst şeritteki Şablon düğmesi size boş bir Excel dosyası indirir. Bu dosyanın üç sayfası vardır: ürünlerin yazılacağı URUN_TANIMLARI sayfası, sistemdeki tedarikçilerin listelendiği TEDARIKCI_LISTESI sayfası ve kuralları anlatan KULLANIM sayfası.

Doldururken üç kural yeter: ürün tipi sütununa yalnızca RULO ya da STANDART yazın; rulo enlerini virgülle ayırın (örnek: 80,100,120); standart ölçüleri de aynı şekilde yazın (örnek: 80x150,160x230). Doldurduktan sonra Excel Yükle ile geri verin. Sistem, aynı marka-seri zaten varsa üzerine yazar; yoksa yeni kart açar. İşlem sonunda kaç yeni kayıt açıldığını, kaçının güncellendiğini bildirir.

Mevcut listenizi yedeklemek veya muhasebecinize göndermek isterseniz Dışa Aktar düğmesi tüm ürünlerinizi aynı formatta Excel'e döker.

Silmek yerine düzeltmek

Bir ürünü silmeye çalıştığınızda, o ürüne ait stok kaydı veya satış geçmişi varsa sistem silmeyi engeller ve sizi uyarır. Bu bilinçli bir korumadır: geçmiş siparişlerin bozulmasını önler. O ürünü artık satmıyorsanız kartını silmeye uğraşmayın; fiyatını güncelleyip listede bırakın ya da stoğunu sıfırlayın.

Sıkça sorulan sorular

Bir seri hem rulo hem standart geliyorsa ne yapmalıyım?

İki ayrı ürün kartı açın. Örneğin "Merinos - Gloria (Rulo)" ve "Merinos - Gloria (Standart)" gibi seri adına küçük bir not ekleyerek ayırın. Tek kartta iki tipi birlikte tutmak mümkün değildir, çünkü fiyat hesabı ve stok birimi farklıdır.

Alış fiyatını girmezsem ne olur?

Sistem kaydetmenize izin vermez, alış fiyatı sıfırdan büyük olmalıdır. Girmezseniz kâr raporunuz yanlış çıkar ve tedarikçi borcu hesaplanamaz. Fiyatı tam bilmiyorsanız yaklaşık değer girip sonradan düzenleyin.

Excel yüklerken "tedarikçi bulunamadı" hatası alıyorum.

Şablondaki tedarikçi adı, sistemde kayıtlı cari adıyla birebir aynı olmalıdır. Önce Cari Hesaplar ekranından tedarikçilerinizi açın, sonra şablonun TEDARIKCI_LISTESI sayfasındaki adları kopyalayarak kullanın.

Fiyat değişince tüm kartları tek tek mi güncelleyeceğim?

Hayır. "Dışa Aktar" ile mevcut listeyi indirin, Excel'de fiyat sütunlarını topluca güncelleyin, sonra "Excel Yükle" ile geri yükleyin. Ürün kimliği (urun_id) dolu geldiği için sistem aynı kayıtları günceller, kopya oluşturmaz.