Günlük Kullanım Rutini

Bu dersin sonunda

• Her sabah panelden ne okuyacağınızı bilirsiniz
• Gün içinde satışı anında kaydetme alışkanlığı kazanırsınız
• Akşam gün sonu kontrolünü 5 dakikada yaparsınız
• Haftalık ve aylık kontrollerinizi planlarsınız

Program almış ama kullanmayan çok esnaf var. Sebebi hep aynıdır: alışkanlık oturmamıştır. İlk hafta heyecanla girilir, ikinci hafta yoğunlukta atlanır, üçüncü haftada "zaten güncel değil" denip bırakılır. Oysa programı ayakta tutan şey, günde on dakikalık basit bir rutindir.

Bu ders size o rutini veriyor: sabah üç dakika, gün içinde satış oldukça, akşam beş dakika. Toplamı on dakikayı geçmez. Karşılığında; hiçbir tahsilatın vadesini kaçırmazsınız, hiçbir siparişin durumunu unutmazsınız ve ay sonunda kârınızı gerçek rakamlarla görürsünüz.

Rutini bir hafta uygulayın. İkinci hafta düşünmeden yapıyor olacaksınız, tıpkı sabah kepenk açar gibi.

Adım adım uygulama

1. Sabah: Dashboard'ı açın ve dört kutuyu okuyun Güne panele girerek başlayın. Karşınıza gelen Dashboard'da dört kutu vardır: Onay Bekleyen, Atölye Bekleyen Perde, Yaklaşan Tahsilat (7 gün) ve Geciken Tahsilat. Bu dörtlüye üç saniye bakın; günün yükünü görmüş olursunuz. İpucu: Kırmızı renkli Geciken Tahsilat kutusu sıfır değilse üzerine tıklayın; kimin gecikmiş olduğunu hemen görürsünüz.
2. Sabah: Geciken tahsilatları arayacaklar listesine alın Geciken kutusuna tıkladığınızda gecikmiş taksitler listelenir. Her satırdaki müşteri adına tıklayarak cari hesabına gidebilir, yanındaki yeşil WhatsApp simgesiyle doğrudan mesaj gönderebilirsiniz. Bu listeyi sabah çıkarın, gün içinde arayın. İpucu: Telefon açmak yerine kısa bir WhatsApp mesajı çoğu zaman daha etkilidir; müşteri sıkılmadan hatırlar.
3. Sabah: Sipariş Hattı şeridine bakın Dashboard'daki "Sipariş Hattı" şeridi işinizin akışını gösterir: Teklif → Onaylı → Üretimde → Mağazada → Teslim. Hangi aşamada kaç sipariş beklediğini sayılardan okursunuz. Sayının üzerine tıklayınca o durumdaki siparişlerin listesine gidersiniz. İpucu: "Mağazada" sayısı yüksekse müşterileriniz mallarını almamış demektir; "Teslime Hazır" listesinden WhatsApp ile haber verin.
4. Gün içi: Her satışı hemen kaydedin Müşteri siparişi verir vermez Yeni Sipariş ekranından kaydedin. Kağıda not alıp akşam toplu girmeyin; en çok hata bu yüzden çıkar. Müşteri hâlâ düşünüyorsa yine kaydedin — Bekliyor durumundaki sipariş bir tekliftir, muhasebeye dokunmaz. İpucu: Sipariş kaydetmek ile onaylamak farklıdır. Kaydetmek kayda geçirir; ONAYLA & CARİYE İŞLE ise borcu, stoğu ve kasayı işler.
5. Gün içi: Kesinleşen siparişi onaylayın Müşteri kararını verip kapora bıraktığında veya ödemeyi yaptığında siparişi açıp "ONAYLA & CARİYE İŞLE" butonuna basın. Açılan pencerede peşin mi taksitli mi olduğunu seçip onaylayın. Bu adımdan sonra borç, stok ve kasa kaydı işlenmiş olur. İpucu: Onay işlemi geri alınamaz bir finansal karardır. Onaylamadan önce müşteri adını, tutarı ve kalemleri son bir kez okuyun.
6. Gün içi: Gelen parayı anında girin Müşteri para getirdiğinde üst bardaki yeşil "Tahsilat" butonuna basın. Müşteriyi seçin, tutarı ve ödeme yöntemini girin, kaydedin. Panel açık kalır; sırada başka müşteri varsa onun tahsilatını da aynı panelden girersiniz. İpucu: Kasaya elle giriş yapmayın. Müşteriden gelen her para Tahsilat butonundan girilmelidir; yoksa kasa tutar ama cari borç kapanmaz.
7. Gün içi: Gelen malı kalem kalem işaretleyin Üreticiden mal geldikçe ilgili siparişi açın ve kalem tablosundaki "Teslimat" kolonuna tıklayarak durumu ilerletin: Bekleniyor → Mağazada → Teslim. Beş kalemden ikisi geldiyse sadece o ikisini işaretleyin. İpucu: Tüm kalemler aynı duruma gelince program size siparişin genel durumunu ilerletmeyi önerir; onaylamanız yeterlidir.
8. Akşam: Kasa ekranından günü kontrol edin Kapanışta sol menüden Kasa'ya girin ve günün hareketlerine bakın. Nakit girişler, kart tahsilatları ve varsa giderler alt alta durur. Çekmecedeki nakitle ekrandaki nakit tutarını karşılaştırın. İpucu: Tutmuyorsa panik yapmayın; genellikle girilmemiş bir tahsilat veya elle girilmemiş küçük bir gider vardır.
9. Akşam: Sipariş dışı gider varsa girin Gün içinde kira, elektrik, nakliye, çay-şeker gibi sipariş dışı bir ödeme yaptıysanız Kasa ekranındaki "Yeni Kasa İşlemi" panelinden girin. Panel kaydettikten sonra açık kalır; birkaç fişi arka arkaya girebilirsiniz. İpucu: Bu küçük giderler girilmezse ay sonunda kâr olduğundan yüksek görünür. Fiş biriktirip akşam tek seferde girin.
10. Akşam: Ertesi güne bakıp kapatın Son olarak Dashboard'a dönüp "Yaklaşan Alacaklar" listesine bakın. Yarın vadesi gelen varsa aklınızda olsun. Ardından sağ üstteki adınıza tıklayıp "Oturumu Kapat" ile çıkın. İpucu: Ortak kullanılan bir bilgisayarda oturumu kapatmayı ihmal etmeyin.

Günün rutini tek tabloda

Haftalık ve aylık kontroller

Günlük rutinin üstüne iki kontrol daha ekleyin. Bunlar uzun sürmez ama işi kontrolde tutmanızı sağlar.

Haftada bir (örneğin pazartesi sabahı): Cari Hesaplar ekranını açıp en yüksek bakiyeli müşterilere göz atın. Bir de Siparişler listesinde uzun süredir "Bekliyor" durumunda kalmış teklifleri gözden geçirin; müşteriyi arayıp hatırlatmak satışa dönebilir.

Ayda bir (ay bitiminde): Raporlar ekranını açın. Toplam ciro, net kâr ve genel marjı okuyun; halı-perde-aksesuar kırılımına bakın. Hangi kategori kazandırıyor, hangi marka duruyor — kararlarınızı bu rakamlara göre verin. İsterseniz Excel'e döküp saklayın.

Rutin bozulursa ne olur?

Tek bir günü atlamak felaket değildir; ertesi gün girilir. Ama bir hafta üst üste atlanırsa şu zincir işler: satışlar girilmez → stok gerçekle tutmaz → müşteri "var mı?" diye sorduğunda panele güvenemezsiniz → panele güvenmeyince kullanmayı bırakırsınız.

Bu zinciri kıran tek şey anında giriş alışkanlığıdır. Satış olduğu an girin. İki dakika sürer; sonradan toparlamak iki saat sürer.

Sık yapılan hatalar

Akşam toplu giriş yapmak. Günün sonunda hangi müşterinin ne aldığını hatırlamak zordur; rakamlar karışır, bir sipariş atlanır. Anında girin.

Siparişi kaydedip onaylamayı unutmak. Bekliyor durumunda kalan sipariş muhasebeye işlemez: müşterinin borcu görünmez, stok düşmez. Sabah Dashboard'daki "Onay Bekleyen" kutusu tam bu yüzden vardır.

Küçük giderleri girmemek. Günde 200 lira kayıt dışı gider, ayda 6.000 lira eder. Raporlarınız gerçeği göstermez.

Teslimat işaretlemesini ertelemek. Mal geldiğinde işaretlemezseniz "Mağazada" listesi şişer, müşteriye haber verilmez, mal depoda bekler.

Gün sonunda kasayı hiç saymamak. Fark küçükken bulunur; bir hafta biriken fark ise bulunamaz.

İlk ayın sonunda ne göreceksiniz?

Rutini bir ay uyguladığınızda üç şeyi kesin olarak bileceksiniz: elinizdeki stoğun gerçek durumunu, kimin ne kadar borçlu olduğunu ve o ay ne kadar kâr ettiğinizi. Bu üç bilgi çoğu esnafta tahminle yürür. Tahminden çıkıp rakama geçmek, işletmenizle ilgili aldığınız her kararı değiştirir.

Sıradaki modülde artık işin özüne giriyoruz: ilk siparişi oluşturmak, onaylamak, teslimatını takip etmek ve gerekirse iade almak.

Sıkça sorulan sorular

Günlük rutin gerçekten 10 dakika sürer mi?

Sabah üç, akşam beş dakika ortalama bir mağaza için gerçekçidir. Gün içindeki sipariş ve tahsilat girişleri bu sürenin dışındadır ama zaten yapılması gereken işlerdir; kağıda yazmak yerine panele yazıyorsunuz, ekstra yük değildir.

Bir gün paneli hiç açamadım, bir sorun olur mu?

Hayır. Ertesi gün o günün satışlarını ve tahsilatlarını tarihini seçerek girebilirsiniz. Sadece alışkanlık bozulmasın; bir gün iki güne, iki gün haftaya dönüşürse toparlamak zorlaşır.

Personelim var, rutini o mu yapmalı ben mi?

Sipariş ve tahsilat girişini personel yapabilir; bu günlük operasyondur. Ancak Dashboard okuması, gün sonu kasa kontrolü ve aylık rapor incelemesi işletme sahibinin işidir. Kritik düzeltmeler zaten firma sahibi PIN'i istediği için personel tek başına değiştiremez.

Kasa saydım, ekrandaki tutarla tutmuyor. Ne yapmalıyım?

Önce o günün kasa hareketlerini tek tek gözden geçirin; genellikle girilmemiş bir tahsilat veya küçük bir gider vardır. Eksik kaydı girin. Kaydı yanlış girdiyseniz silmeyin; kasa ekranındaki ters kayıt işlemini kullanın, kayıt izi korunur.