Geciken Tahsilat Takibi ve Hatırlatma

Bu dersin sonunda

Geciken ve 7 gün içinde vadesi dolan alacakları tek listede görürsünüz.
Cari detayından tek tuşla WhatsApp hatırlatması gönderirsiniz.
Ödeyemeyen müşteriye gerçekçi bir ödeme planı kurarsınız.
Pazarlama ekranındaki "Borçlular" segmentiyle toplu hatırlatma çıkarsınız.

Alacak takibi, esnafın en sevmediği iştir. Aramak zor gelir, "ayıp olmasın" denir, hafta hafta ertelenir ve altı ay sonra 100 bin liralık bir açık ortaya çıkar. HalıSoft'un buradaki katkısı basit: kimin ne kadar ve ne zamandır geciktiğini hatırlamak zorunda kalmazsınız. Liste hazır, mesaj hazır, geriye sadece butona basmak kalır.

Panel gecikmeyi vadeye göre hesaplar. Bir taksidin vadesi dünse bugün "Gecikti" rozetiyle kırmızıya döner. Vadesine 7 gün veya daha az kaldıysa "Vadesi Yakın" rozetiyle maviye döner. Bu iki grup, tahsilat mesainizin tamamıdır.

Bu derste önce Cariler ekranındaki risk göstergelerini okuyacak, sonra tek tek ve toplu hatırlatma yollarını göreceğiz. Unutmayın: erken ve kibar hatırlatma, geç ve sert takipten hem daha etkilidir hem müşteriyi kaybettirmez.

Adım adım uygulama

Cariler ekranındaki "Taksit Nabzı" bölümüne bakın Cariler sayfasında aşağı inin. "Toplam Taksitli Alacak", "Geciken" ve "7 Gün İçinde" kartları portföyünüzün nabzıdır. Kırmızı "Geciken" rakamı bugünkü işiniz demektir.
"Geciken Var" filtresine basın Üstteki taksit filtrelerinden "Geciken Var" sekmesini seçin. Liste yalnız vadesi geçmiş taksidi olan carilere daralır. İpucu: Bir hafta sonrasını planlamak için "7 Gün İçindekiler" filtresini kullanın — mesajı vade gelmeden atmak tahsilat oranını ciddi artırır.
"Öncelikli Cari Kuyruğu"nu okuyun Bu bölüm, tahsilat baskısı en yüksek hesapları sıralar. Satırlardaki "Geciken", "Evrak Riski", "7 Gün" ve "Takipte" rozetlerine bakarak nereden başlayacağınıza karar verin.
Cariye girin ve karneyi kontrol edin Aramadan önce carinin detayını açın. Müşteri karnesi şeridinde "3 geciken taksit" mi yazıyor, "Ödeme düzeni temiz" mi? Geçmişi temiz bir müşteriye farklı, kronik gecikene farklı yaklaşırsınız.
Taksitler sekmesinden gecikeni netleştirin "Taksitler" sekmesine geçin. "Geciken" kartındaki kırmızı rakam ve "Gecikti" rozetli satırlar tam olarak neyin, ne kadar süredir beklediğini söyler. Müşteriyi ararken bu rakamı elinizde tutun.
Yeşil "WhatsApp" butonuna basın Cari detayının sağ üstündeki yeşil "WhatsApp" butonuna basın. Müşterinin numarasına, güncel bakiyesi yazılı hazır bir mesajla WhatsApp açılır. İpucu: Buton yalnız telefonu kayıtlı carilerde çalışır. "Telefon Eksik" etiketli carilerin numarasını "Düzenle" ekranından tamamlayın.
Mesajı göndermeden önce kişiselleştirin Açılan WhatsApp penceresinde hazır metni gönderim öncesi düzenleyebilirsiniz. Tutarın yanına vade tarihini ve kısa bir nezaket cümlesi ekleyin.
Ödeme sözü alırsanız planı güncelleyin Müşteri "ay sonu toparlarım" derse boş bırakmayın. "Taksitler" sekmesindeki "Yeniden Taksitlendir" ile açık bakiyeyi gerçekçi bir plana bölün: taksit sayısını ve ilk vadeyi girin. İpucu: Ödenmiş taksitler asla değişmez; yalnız açık kalan tutar yeniden planlanır.
Kısmi ödeme aldıysanız hemen işleyin Müşteri o gün bir kısmını yatırırsa üst bardaki yeşil "Tahsilat" butonundan tutarı girin. Para en eski vadeli taksitten başlayarak dağıtılır ve gecikme listesi anında güncellenir.
Toplu hatırlatma için Pazarlama ekranına geçin Sol menüden "Pazarlama" sayfasını açın, segment butonlarından "Borçlular"ı seçin. Bakiyesi 100 ₺ üzerindeki müşteriler listelenir.
Kişileri işaretleyip mesajı yazın Listeden göndereceğiniz kişileri kutucuklarla seçin. Sağdaki mesaj alanına metni yazın; {isim}, {bakiye} ve {toplam_alis} etiketlerini kullanırsanız her mesaj kişiye özel doldurulur. "Mesaji Gonder" ile WhatsApp üzerinden çıkın. İpucu: Mesajlar WhatsApp üzerinden açılır. SMS entegrasyonu Ayarlar > SMS Entegrasyonu bölümünde tanımlanır; kendi sağlayıcınızın API bilgilerini girmeden aktif olmaz.

Gecikme takibinin haftalık ritmi

Tahsilat takibini "canım istediğinde" değil, sabit bir ritimle yapın. Halı-perde işinde işe yarayan basit bir düzen:

Ne zaman	Hangi ekran	Ne yapılır	Beklenen sonuç
Her sabah	Panel (Dashboard)	Yaklaşan ve geciken tahsilat kartlarına bakın	Günün 3-5 aramasını belirlersiniz
Pazartesi	Cariler → "7 Gün İçindekiler"	Vadesi bu hafta dolacaklara nazik hatırlatma	Vade günü ödeme oranı yükselir
Perşembe	Cariler → "Geciken Var"	Gecikenleri tek tek arayın, söz alın	Söz verilen tarihler plana işlenir
Ay başı	Pazarlama → "Borçlular"	Toplu, kibar hatırlatma mesajı	Küçük bakiyeler kendiliğinden kapanır

Somut örnek: 10.000 ₺'lik açık nasıl kapanır?

Mehmet Bey'e 24.000 ₺'lik perde işi yaptınız. 6.000 ₺ peşinat aldınız, kalan 18.000 ₺'yi 6 taksite (3.000 ₺'şer) böldünüz. İlk iki taksit zamanında geldi, sonraki iki taksit ödenmedi. Bugünkü tablo:

Cari bakiye: +12.000 ₺ (size borçlu)
Geciken: 6.000 ₺ (2 taksit, en eskisi 41 gün gecikmiş)
7 gün içinde: 3.000 ₺ (sıradaki taksit)

Aradınız, "6.000'i bir kerede veremem" dedi. İki seçeneğiniz var. Birincisi: bugün 3.000 ₺ kısmi tahsilat alıp kalanı mevcut planda bırakmak — para en eski taksitten düşer, 41 günlük gecikme kapanır, geriye 1 geciken taksit kalır. İkincisi: açık 12.000 ₺'yi "Yeniden Taksitlendir" ile 4 aya, 3.000 ₺'şer yeni vadelerle bölmek — gecikme sıfırlanır, müşteri gerçekçi bir takvime oturur. Hangisini seçerseniz seçin, söz alınan tarihi mutlaka plana yazın; aksi halde bir ay sonra yine sıfırdan konuşursunuz.

Pazarlama ekranındaki segmentler

Pazarlama sayfası müşterilerinizi hazır gruplara ayırır. Tahsilat açısından en çok işinize yarayanlar şunlardır:

Borçlular: Bakiyesi 100 ₺'nin üzerinde olan müşteriler. Toplu hatırlatmanın hedef kitlesi budur.
VIP: Yüksek ciro üreten müşteriler. Bunlara hatırlatma yaparken üslubu ayrı tutun; ilişki tutardan değerlidir.
Uyuyanlar: Uzun süredir sipariş vermeyenler. Borcu da varsa önce borç konuşulur, sonra kampanya.
Teklifler: Teklif almış ama siparişe dönmemişler. Tahsilat değil, satış hedefidir.
Yeniler: Son 30 günde hareket edenler.

Listede her müşterinin bakiyesi rozet olarak görünür; borçlu olanlar kırmızı tonda ayrılır. Yüksek cirolu müşterilerin yanında taç simgesi vardır — mesaj yazarken bunu dikkate alın.

Hatırlatma mesajı nasıl yazılır?

İşe yarayan mesaj kısa, net ve suçlayıcı olmayan mesajdır. Etiketleri kullanarak tek metinle herkese kişisel yazabilirsiniz:

Sayın {isim}, hesabınızda {bakiye} tutarında açık bakiye görünüyor. Uygun olduğunuzda mağazamıza uğrayabilir veya havale ile ödeyebilirsiniz. İlginiz için teşekkür ederiz — [Firma Adı]

Panel bu etiketleri gönderirken doldurur: {isim} müşteri adı, {bakiye} güncel borç, {toplam_alis} toplam ciro. Mesaj alanının altında karakter sayacı vardır; 160 karakteri aşmamaya çalışın.

Neyi yapmayın?

Aynı güne iki mesaj: Toplu mesajdan sonra aynı gün bireysel aramayın; rahatsız edici olur.
Tutar yazmadan hatırlatma: "Hesabınız var" demek işe yaramaz; rakamı yazın.
Sözü kayda geçirmemek: "15'inde öderim" diyen müşterinin taksit vadesini o tarihe çekin, aksi halde sistem sizi yanlış gün uyarır.
Telefonsuz cari bırakmak: Numarası olmayan müşteriye ne hatırlatma gider ne toplu mesaj. Cari listesindeki "Telefon Eksik" etiketlilerini ayda bir temizleyin.

Sıkça sorulan sorular

WhatsApp mesajı otomatik mi gidiyor?

Hayır, panel mesajı hazırlar ve WhatsApp'ı açar; gönder tuşuna siz basarsınız. Bu bilinçli bir tercihtir — metni göndermeden önce kişiselleştirebilir, gerekirse vazgeçebilirsiniz.

Toplu SMS gönderebilir miyim?

Pazarlama ekranındaki toplu mesaj WhatsApp üzerinden çalışır. SMS için Ayarlar > SMS Entegrasyonu bölümünden kendi sağlayıcınızın API adresi ve anahtarını tanımlamanız gerekir; tanımlanana kadar servis "Kapalı" görünür.

Bir müşteri hiç ödemiyor, kaydını silmeli miyim?

Hayır. Hareketi olan bir cariyi silmeyin — alacağınızın kaydı da silinir. Cariyi olduğu gibi bırakın, geciken listesinde görünmeye devam etsin. İleride hukuki süreç gerekirse ekstre çıktısı belge niteliğindedir.

"7 Gün İçinde" ve "Geciken" rakamları neye göre hesaplanıyor?

Taksit vade tarihlerine göre. Vadesi bugünden önce olan ve kapanmamış taksitler "Geciken", vadesine 7 gün veya daha az kalanlar "7 Gün İçinde" grubuna girer. Kısmi ödenmiş bir taksidin yalnız kalan kısmı bu rakamlara yazılır.