Firma Ayarları ve Güvenlik PIN’i

Bu dersin sonunda

• Logo, ünvan ve iletişim bilgilerinizi çıktılarda görünür hale getirirsiniz.
• Sipariş PDF’lerinde çıkacak sözleşme ve alt bilgi metinlerini yazarsınız.
• Firma sahibi PIN’ini belirler ve güvenle saklarsınız.
• Hangi işlemlerin PIN istediğini ve neden istediğini bilirsiniz.

Ayarlar ekranı yılda birkaç kez girdiğiniz ama panelin geri kalanını doğrudan etkileyen yerdir. Buraya girdiğiniz firma bilgileri, müşterinin eline geçen her belgede görünür: sipariş çıktısı, ölçü föyü, cari ekstresi, fiyat listesi ve yönetim raporu. Logosuz ve ünvansız bir çıktı ile logolu bir çıktı arasındaki fark, müşteri gözünde "dükkân" ile "firma" arasındaki farktır.

İkinci konu güvenlik. HalıSoft'ta iki farklı koruma vardır ve karıştırılmamalıdır. Şifre, panele girişte kullanılır. Firma sahibi PIN'i ise panelin içinde, kritik düzeltmeler yapılırken sorulur — para hareketlerini geri alan veya bir cari kaydın kimliğini değiştiren işlemlerde.

PIN'in mantığı şudur: çalışanınız gün boyu sipariş açsın, tahsilat alsın, fiş girsin — bunlar için PIN gerekmez. Ama girilmiş bir kasa hareketini iptal etmek ya da bir cariyi silmek istediğinde sizin onayınıza ihtiyacı olsun. Bu ayrım, küçük işletmede en çok işe yarayan güvenlik önlemidir.

Adım adım uygulama

1. Ayarlar ekranını açın Sol menüden "Ayarlar" sayfasına girin. Üstte sekmeler görürsünüz: "Firma Kimliği", "Aboneliğim", "Banka & Finans", "Belge & Sözleşme", "SMS Entegrasyonu" ve "Güvenlik".
2. "Firma Kimliği" sekmesinde logonuzu yükleyin "Logo Yükle" butonuna basın ve logo dosyanızı seçin. Dosya 2 MB'ı geçmemeli. Yüklendikten sonra buton "Logoyu Kaldır" olarak değişir; değiştirmek isterseniz oradan kaldırıp yenisini yüklersiniz. İpucu: Beyaz veya şeffaf zeminli PNG en temiz sonucu verir. Koyu zeminli logolar baskıda leke gibi görünür.
3. Ünvan ve yetkili bilgisini girin "Firma Ünvanı" alanına faturada yazan resmi adınızı, "Yetkili Kişi" alanına muhatap kişiyi yazın. Ünvan tüm çıktıların başlığında görünür.
4. İletişim bilgilerini tamamlayın "Telefon", "E-Posta (Görünür)" ve "Adres" alanlarını doldurun. Bu bilgiler müşteriye giden belgelerin alt kısmında yer alır; yanlış numara yazarsanız müşteri size ulaşamaz.
5. Web ve sosyal medya hesaplarınızı ekleyin Aşağıdaki "Web & Sosyal Medya" bölümünde "Web Sitesi", "Instagram" ve "Facebook" alanlarını doldurun. Çıktılarda görünerek müşterinin sizi bulmasını kolaylaştırır.
6. "Banka & Finans" sekmesinde hesap ekleyin Sekmeye geçin, "+ Yeni Hesap" butonuna basın. "Banka Adı", "Hesap Sahibi" ve "IBAN" alanlarını doldurun. Havale isteyen müşteriye IBAN'ı buradan hızlıca verirsiniz. İpucu: Birden fazla banka hesabınız varsa hepsini ekleyin; gereksiz olanı çöp kutusu simgesiyle silebilirsiniz.
7. "Belge & Sözleşme" sekmesinde metinlerinizi yazın "Sözleşme / Teklif Koşulları" alanına satış koşullarınızı yazın: teslim süresi, ölçü sorumluluğu, iade şartları. Bu metin oluşturduğunuz sipariş PDF'lerinde otomatik görünür.
8. PDF üst ve alt bilgisini ayarlayın "PDF Üst Bilgi" alanına belgenin tepesinde çıkacak kısa cümleyi, "PDF Alt Bilgi" alanına altta çıkacak notu yazın. Örneğin alt bilgiye teşekkür cümlesi ve iletişim tekrarı koyabilirsiniz.
9. "Güvenlik" sekmesine geçin ve PIN belirleyin Sekmenin sağındaki koyu panelde "Düzeltme / İptal PIN" bölümü vardır. "Yeni PIN" ve "Yeni PIN (Tekrar)" alanlarına aynı rakamları girin. PIN en az 4, en fazla 8 hane olabilir. İpucu: Doğum tarihi, 1234 veya dükkân telefonunun son 4 hanesi gibi tahmin edilebilir PIN'ler seçmeyin.
10. PIN durumunu doğrulayın Panelin üstündeki rozete bakın: "PIN Ayarlı" (yeşil) yazıyorsa tamamdır. "PIN Yok" yazıyorsa kaydetme tamamlanmamıştır. PIN'i sonradan değiştirirken "Mevcut PIN" alanı da istenir.
11. Tüm değişiklikleri kaydedin Sayfanın altındaki "DEĞİŞİKLİKLERİ KAYDET" butonuna basın. Kaydetmeden sekme değiştirirseniz girdikleriniz kaybolabilir.

Firma bilgileri nerelerde görünür?

Ayarlar ekranına girdiğiniz her bilginin bir karşılığı vardır. Nerede işe yaradığını bilmek, hangi alanı ciddiye alacağınızı da söyler:

Bu ekranı bir kez düzgün doldurmak, iki yıl boyunca her belgede karşılığını verir. On dakikalık bir iştir.

Sözleşme metnine ne yazılmalı?

Halı-perde işinde anlaşmazlıkların çoğu üç konudan çıkar: ölçü, süre ve renk. Sözleşme metninize bunları yazın:

• Ölçü sorumluluğu: "Ölçüler müşteri beyanıyla alınmışsa üretim sonrası ölçü kaynaklı iade kabul edilmez."
• Teslim süresi: "Onaylı siparişlerde teslim süresi ortalama 10-15 iş günüdür; ithal ürünlerde süre değişebilir."
• Renk toleransı: "Kumaş ve halı partileri arasında hafif ton farkı olabilir; bu ayıp sayılmaz."
• Ödeme: "Kapora iade edilmez. Taksitli satışta vadeler onay tarihinden itibaren işler."

Bu metin sipariş çıktısında görüneceği için müşteri imzalarken görmüş sayılır — sonradan tartışmayı büyük ölçüde bitirir.

Firma sahibi PIN'i hangi işlemlerde sorulur?

PIN, "bu işlem parayı veya kaydı geriye alıyor" anlamına gelen yerlerde devreye girer. Panelde PIN isteyen işlemler şunlardır:

Dikkat edin: bunların hiçbiri "işi yapmak" değil, "yapılan işi geri almak"tır. Günlük operasyon — sipariş açma, onaylama, tahsilat alma, kasa fişi girme — PIN istemez. Personeliniz işini rahatça yapar, siz düzeltmeleri kontrol edersiniz.

Somut örnek: PIN neyi engeller?

Çalışanınız müşteriden 3.000 ₺ nakit tahsilat aldı ve panele işledi. Kasaya +3.000 ₺ giriş düştü, müşterinin cari bakiyesi 3.000 ₺ azaldı. Akşam parayı cebine koyup kaydı silmek isterse ne olur? Silemez — kasa kayıtları zaten silinemez. İptal etmeye kalkarsa panel PIN sorar, o da PIN'i bilmez. Sizin gün sonu sayımınızda 3.000 ₺ eksik çıkar ve hangi kayıtla ilgili olduğu bir dakikada bulunur.

Aynı senaryoda PIN olmasaydı, kayıt sessizce iptal edilir ve fark hiç görünmezdi. PIN dört haneli bir rakamdır ama koruduğu şey aylık cironuzdur.

PIN ve şifre yönetimi

• PIN'i personelle paylaşmayın. Paylaştığınız anda hiçbir işe yaramaz hale gelir.
• Şifre ile PIN'i farklı tutun. Aynı olursa şifreyi bilen düzeltme de yapabilir.
• PIN'i unutursanız Güvenlik sekmesinden hesap şifrenizle giriş yapıp yenisini belirleyin. "Mevcut PIN" alanı yalnız PIN zaten ayarlıysa görünür.
• Şifreyi değiştirmek için aynı sekmedeki "Mevcut Şifre", "Yeni Şifre" ve "Yeni Şifre (Tekrar)" alanlarını kullanın.
• PIN ayarlı değilse düzeltme işlemleri hiç çalışmaz; panel "Firma sahibi PIN ayarlı değil. Ayarlar bölümünden PIN belirleyip tekrar deneyin." uyarısı verir. Yani PIN belirlemek zorunludur, ertelemeyin.

Sıkça sorulan sorular

Logoyu değiştirirsem eski çıktılar da değişir mi?

Hayır, geçmişte kaydettiğiniz PDF dosyaları olduğu gibi kalır. Logo değişikliği yalnız bundan sonra üreteceğiniz çıktıları etkiler. Aynı şey sözleşme metni için de geçerlidir.

PIN ile giriş şifresi arasındaki fark ne?

Şifre panele girmek içindir, PIN panelin içinde kritik düzeltme yapmak içindir. Personeliniz şifreyle girip günlük işini yapar ama PIN olmadan kasa kaydı iptal edemez, cari türü değiştiremez, cari silemez.

PIN kaç haneli olmalı?

En az 4, en fazla 8 hane. Sadece rakam kabul edilir. Kısa ve akılda kalıcı ama tahmin edilemeyecek bir kombinasyon seçin; personelinizin doğum tarihi ya da dükkân telefonunun son haneleri iyi bir seçim değildir.

SMS Entegrasyonu sekmesini doldurmak zorunda mıyım?

Hayır. Panel toplu mesajları varsayılan olarak WhatsApp üzerinden açar; SMS opsiyoneldir. Kendi SMS sağlayıcınızla çalışmak isterseniz o sekmeye API adresini ve anahtarını girip servisi aktifleştirirsiniz. Girmediğiniz sürece durum "Kapalı" görünür.