Cari Hesap Açma — Müşteri ve Tedarikçi

Bu dersin sonunda

• Müşteri ve tedarikçi carisi arasındaki farkı bilir, doğru türü seçersiniz.
• Telefon numarasıyla mükerrer kayıt açmadan yeni cari oluşturursunuz.
• Kağıt veresiye defterinizdeki eski bakiyeleri panele taşırsınız.
• Bakiyenin pozitif ve negatif olmasının ne anlama geldiğini okursunuz.

Cari, muhasebecilerin kullandığı bir kelime ama korkulacak bir tarafı yok. Cari hesap, bir kişiyle aranızdaki hesabın tutulduğu sayfadır — tıpkı tezgâhın altındaki veresiye defterinde her müşteriye ayrılan sayfa gibi. Bir tarafta o kişinin size borcu, diğer tarafta ödedikleri yazar. Aradaki fark da bakiyedir.

HalıSoft'ta iki tür cari vardır. Müşteri mal sattığınız kişi ya da firmadır. Tedarikçi ise mal aldığınız toptancı, fabrika veya dikim atölyesidir. Ayrım önemli, çünkü panel bu ikisini ayrı sayar: müşteri carilerinin toplamı "piyasadaki alacağınız", tedarikçi carilerinin toplamı "ödeyeceğiniz borç" olarak raporlanır.

Bu derste ilk carinizi açacak, eski defterinizi panele taşıyacaksınız. Rahat olun: yanlış girdiğiniz bir bilgi sonradan düzeltilebilir, hiçbir kayıt kaybolmaz. Yanlış türde açtığınız bir cari bile silinmek zorunda değil — kontrollü düzeltmeyle türü değiştirilebilir.

Adım adım uygulama

1. Cariler ekranını açın Sol menüden "Cariler" sayfasına girin. Üstte "Müşteriler", "Tedarikçiler" ve "Müşteri Alacağı" kartlarını göreceksiniz — bu kartlar tüm portföyünüzün özetidir. İpucu: Telefondan çalışıyorsanız alttaki çubukta "Cariler" kısayolu vardır.
2. Önce arayın, sonra açın Yeni cari açmadan önce arama kutusuna kişinin telefonunu veya adını yazın. Kayıt zaten varsa mükerrer açmayın; var olanın üzerine işlem yapın. İpucu: Ctrl+K ile her ekrandan müşteri, telefon ve sipariş araması yapabilirsiniz.
3. "Yeni Cari" butonuna basın Sayfanın sağ üstündeki "Yeni Cari" butonuna basın. Cari oluşturma ekranı açılır.
4. Türü seçin: Müşteri mi, Tedarikçi mi? Ekranın en üstündeki iki kutudan birini seçin. "Müşteri — Mal sattığımız kişi/firma" veya "Tedarikçi — Mal aldığımız toptancı". Dikim atölyeleri için ayrıca cari açmanıza gerek yok; ilk iş atamasında otomatik açılır. İpucu: Emin değilseniz şunu sorun: Bu kişi bana para mı ödeyecek (müşteri), yoksa ben mi ona ödeyeceğim (tedarikçi)?
5. Cari adını yazın "Cari Adı / Firma Ünvanı" alanına ismi girin. Şahıs müşterisi için ad-soyad, firma için ünvan yazın. Bu isim ekstre çıktısında ve sipariş belgelerinde görünür.
6. Telefonu doğru girin "Telefon" alanına numarayı 05XX XXX XX XX biçiminde yazın. Telefon, panelin kimlik kartıdır: sipariş açarken aynı numarayı girdiğinizde cari otomatik eşleşir, WhatsApp hatırlatması bu numaraya gider. İpucu: Telefonsuz cari açarsanız listede "Telefon Eksik" uyarısı görünür ve o kişiye toplu mesaj gönderemezsiniz.
7. Adresi ekleyin "Adres" alanına il / ilçe / mahalle bilgisini girin. Montaj ve teslimat planlarken bu alan işinizi görür.
8. "Cari Oluştur" ile kaydedin Alttaki "Cari Oluştur" butonuna basın. Hesap sıfır bakiyeyle açılır ve cari listesine düşer.
9. Eski veresiye borcunu açılış bakiyesi olarak girin Kişinin defterinizde eski bir borcu varsa cari detayında "Yeni İşlem" butonuna basın, "Borçlandır (+)" seçin, tutarı yazın ve açıklamaya "Devir bakiyesi — eski defter" yazıp kaydedin. İpucu: İşlem tarihini geçmişe alabilirsiniz. Tarihi değiştirdiğinizde panel "Bu işlem seçilen tarihe kaydedilecek." uyarısını gösterir — normaldir.
10. Bakiyeyi kontrol edin Cari detayındaki "Guncel Bakiye" kartına bakın. Müşteride pozitif rakam ve "Borclu" yazısı görüyorsanız devir doğru girilmiştir.

Bakiye nasıl okunur? Pozitif ve negatif ne demek?

HalıSoft'ta tek bir kural vardır ve her yerde aynı çalışır:

• Pozitif bakiye = o kişi size borçlu. Müşterilerde normal durum budur.
• Negatif bakiye = siz o kişiye borçlusunuz. Tedarikçilerde ve atölyelerde normal durum budur.

Yani tedarikçinizin cari kartında −45.000 ₺ görüyorsanız panik yapmayın: bu, o toptancıya 45.000 ₺ borcunuz olduğu anlamına gelir, sizin zararınız değildir. Aynı şekilde bir müşteride −1.200 ₺ görürseniz, o müşteri fazla ödeme yapmış demektir; sıradaki siparişinde bu alacağı mahsup edilir.

Eski veresiye defterini panele aktarma

Panele geçerken en çok sorulan soru budur: "20 yıllık defterimi ne yapacağım?" Cevap: tek tek her fişi girmenize gerek yok. Her müşteri için yalnız bugünkü net borç yeterlidir. Örnek bir devir tablosu:

Tedarikçi devrini girerken şaşırmayın: tedarikçide "size mal verdi, siz ödeyeceksiniz" durumu, cari kartta eksi bakiye olarak durur. Panelde tedarikçi carisinde "Tahsilat / Ödeme (−)" yaptığınızda sizin ona ödeme yaptığınız kaydedilir ve borcunuz azalır.

Somut örnek: bir müşterinin ilk günü

Ahmet Bey'e 15.000 ₺'lik salon halısı sattınız, 5.000 ₺ peşin aldınız. Siparişi onayladığınız anda panel şunları yapar:

• Ahmet Bey'in carisine 15.000 ₺ borç yazılır.
• Alınan 5.000 ₺ peşinat aynı cariye tahsilat olarak işlenir.
• Kasaya +5.000 ₺ giriş düşer.
• Ahmet Bey'in güncel bakiyesi +10.000 ₺ olur — yani size 10.000 ₺ borçludur.

Bunların hepsi tek hamlede, birlikte olur. Sistem yarım kayıt bırakmaz: ya hepsi işlenir ya hiçbiri. Buna atomik işlem denir ve gece uykunuzu kaçırmaması için böyle tasarlanmıştır.

Yanlış açtım, ne yapacağım?

Üç senaryo var, üçünün de çözümü var:

• İsim/telefon/adres yanlış: Cari detayında "Düzenle" butonuna basın, alanı düzeltin, "KAYDET" deyin. Serbesttir, PIN istemez.
• Türü yanlış seçtim (müşteriyi tedarikçi açtım): Cari detayında "Düzeltme İşlemi" butonuna basın. Panel firma sahibi PIN'inizi ister, sebep yazmanızı bekler ve değişikliği denetim kaydına yazar. Geçmiş hareketler silinmez, sadece tür değişir.
• Hiç işlem görmemiş boş cari açtım: "Düzenle" ekranının en altındaki "Tehlikeli Alan" bölümünden "Cariyi Sil" diyebilirsiniz. Onay kutusuna büyük harfle SİL yazmanız istenir. Hareketi olan cariler için bu yolu kullanmayın; silmek yerine düzeltin.

Mükerrer kayıttan nasıl kaçınılır?

Aynı müşteri için iki cari açılması, bakiyenin ikiye bölünmesi demektir — "adamın 3.000 ₺ borcu vardı, panelde 1.200 ₺ görünüyor" şikâyetlerinin tek sebebi budur. Kuralı basit tutun: her cari bir telefon numarası. Sipariş açarken telefonu doğru yazdığınızda panel zaten var olan cariyi bulur, yenisini açmaz. Cari listesinde "Telefon Eksik" etiketi taşıyan kayıtları ayda bir gözden geçirip numaralarını tamamlayın.

Sıkça sorulan sorular

Her müşteri için cari açmak zorunda mıyım?

Hayır. Peşin alıp giden müşteri için cariye gerek yoktur; sipariş kaydı yeterlidir. Cari, borcu takip etmek gerektiğinde (veresiye, taksit, kapora) anlam kazanır. Yine de düzenli müşterilerinizi cariye almak, geçmiş alışverişlerini ve karnesini görmenizi sağlar.

Atölyeler için ayrıca cari açmalı mıyım?

Gerek yok. Atölyeler sayfasından atölyeyi tanımlayıp ilk işi atadığınızda cari hesabı otomatik açılır ve dikim borçları oraya işlenir. Elle ikinci bir cari açarsanız borç iki yere bölünür.

Açılış bakiyesini yanlış girdim, düzeltebilir miyim?

Evet. Cari detayında ters yönde bir işlem girerek düzeltirsiniz: fazla borç yazdıysanız aynı farkı "Tahsilat / Ödeme (−)" olarak, eksik yazdıysanız farkı "Borçlandır (+)" olarak açıklamasıyla birlikte kaydedin. Kayıtlar kaybolmaz, düzeltme izlenebilir kalır.

Cari türünü değiştirmek geçmiş hareketleri siler mi?

Hayır. Kontrollü düzeltme yalnız kartın türünü değiştirir; ekstredeki tüm hareketler ve bakiye olduğu gibi kalır. İşlem PIN ister ve denetim izine yazılır, böylece kimin ne zaman değiştirdiği bellidir.