Arama, Kısayollar ve Hızlı Tahsilat

Bu dersin sonunda

• Ctrl+K ile müşteri, sipariş ve ürünü saniyede bulursunuz
• Yeşil Tahsilat butonuyla her sayfadan tahsilat girersiniz
• ESC ve yardım butonu gibi kısayolları kullanırsınız
• Telefondan panelde rahat gezinirsiniz

Müşteri tezgahın önünde duruyor, elinde para, "ben borcumu kapatayım" diyor. Siz menüde Cari Hesaplar'ı bulup, listeden müşteriyi arayıp, sayfayı açıp, işlem panelini açıyorsunuz. Beş tık, on beş saniye ve müşterinin karşınızda beklemesi.

Oysa bunun tek tuşluk bir yolu var. HalıSoft, tezgahta en sık yapılan iki işi — aramak ve tahsilat almak — hangi sayfada olursanız olun tek tıkla ulaşılabilir yaptı. Bu derste öğreneceğiniz üç dört kısayol, günde belki yüz kere kullanacağınız yollardır.

Klavye kısayolu duyunca gözünüz korkmasın. Ezberlemeniz gereken tek şey var: Ctrl tuşuna basılı tutup K harfine basmak. Gerisi mouse ile hallolur. Bu tek kısayol bile size günde dakikalar kazandırır.

Adım adım uygulama

1. Ctrl + K ile arama kutusunu açın Klavyede Ctrl tuşuna basılı tutup K harfine basın. Ekranın ortasında bir arama kutusu açılır. Aynı kutuyu üst bardaki "Ara: müşteri, sipariş..." yazan geniş kutuya tıklayarak da açabilirsiniz. Telefonda ise üstteki büyüteç simgesine dokunun. İpucu: Mac bilgisayar kullanıyorsanız Ctrl yerine Command (⌘) tuşuna basın.
2. Müşteriyi telefon numarasından arayın Açılan kutuya müşterinin telefon numarasını yazmaya başlayın. Yazdıkça sonuçlar altta kendiliğinden listelenir; tam numarayı bitirmenize gerek yoktur. Aynı kutudan müşteri adı, sipariş veya ürün de arayabilirsiniz. İpucu: İnsanlar isimlerini farklı yazabilir ama telefon numarası tektir. En güvenilir arama numaradan yapılandır.
3. Sonuçlar arasında klavyeyle gezinin Sonuç listesinde yukarı-aşağı ok tuşlarıyla gezinip Enter tuşuyla seçim yapabilirsiniz. Elinizi mouse'a götürmeden aradığınız kayda ulaşırsınız. Vazgeçmek isterseniz ESC tuşuna basın, kutu kapanır. İpucu: Arama kutusu yazdıktan kısa bir an sonra sonuç getirir. Hemen çıkmadıysa yanlış yazdınız sanmayın, yarım saniye bekleyin.
4. Yeşil Tahsilat butonunu tanıyın Üst barda, arama kutusunun hemen sağında yeşil renkli "Tahsilat" butonu vardır. Hangi sayfada olursanız olun oradadır. Tıkladığınızda sağdan bir panel açılır ve müşteri arama kutusu karşınıza gelir. İpucu: Dar ekranlarda buton üzerindeki yazı gizlenir, sadece yeşil renkli el-para simgesi görünür. Yer yine aynıdır.
5. Tahsilatı üç adımda kaydedin Açılan panelde önce müşteriyi arayıp seçin. Sonra alınan tutarı yazın. Son olarak ödeme yöntemini seçin (nakit, kart veya havale) ve kaydedin. Cari hesap, kasa kaydı ve taksit dağıtımı tek işlemde yapılır. İpucu: Tahsilat en eski vadeli taksitten başlanarak otomatik dağıtılır. Hangi taksite yazacağınızı düşünmenize gerek yoktur.
6. Art arda tahsilat girin Kaydettikten sonra panel kapanmaz, açık kalır ve alanlar temizlenir. Böylece sırada bekleyen ikinci, üçüncü müşterinin tahsilatını da aynı panelden girersiniz. İşiniz bitince ESC ile veya çarpı işaretiyle kapatın. İpucu: Bu davranış bilinçlidir. Yoğun günlerde arka arkaya beş tahsilat girerken paneli beş kere açmazsınız.
7. ESC tuşunu alışkanlık edinin Sağdan açılan tüm panellerde ESC tuşu "vazgeç" demektir. Yanlış bir panel açtıysanız veya işlemden vazgeçtiyseniz ESC'ye basın, hiçbir kayıt oluşmaz. Ancak kaydetme işlemi başladıysa panel kapanmaz — yarım kayıt oluşmasını engellemek için kilitlenir. İpucu: ESC tuşu klavyenin sol üst köşesindedir. "Escape" yazar, bazı klavyelerde "Esc" olarak kısaltılır.
8. Soru işareti butonuyla yardım alın Üst barda soru işareti (?) şeklinde bir buton vardır. Bastığınızda sağdan yardım paneli açılır ve doğrudan o an bulunduğunuz sayfanın anlatımını gösterir. Panelin içinde arama kutusu ve tüm konuların listesi de bulunur. İpucu: Bir işlemin ortasında takıldığınızda paneli kapatmadan yardımı açabilirsiniz; girdiğiniz bilgiler kaybolmaz.
9. Telefonda alt çubuğu kullanın Paneli telefondan açtığınızda ekranın altında beş kısayollu bir çubuk belirir: Panel, Sipariş, ortada altın renkli + Yeni, Cariler ve Kasa. En sık gidilen beş yer buradadır; menüyü açmanıza gerek kalmaz. İpucu: Mağaza dışındayken bir müşterinin bakiyesini kontrol etmek için Cariler kısayolu yeterlidir.

Kısayol tablosu

Ezberlemeniz gereken her şey aşağıdaki tabloda. Yazıcıdan çıkarıp tezgahın kenarına yapıştırabilirsiniz.

Hızlı tahsilat arka planda ne yapıyor?

Yeşil butondan girdiğiniz bir tahsilat basit görünse de arkada üç ayrı iş yapılır ve üçü de tek seferde gerçekleşir:

• Cari hesap: Müşterinin borcundan alınan tutar düşülür, bakiye güncellenir.
• Kasa: Seçtiğiniz yönteme göre (nakit / kart / havale) kasaya giriş kaydı yazılır.
• Taksitler: Müşterinin taksit planı varsa tutar en eski vadeli taksitten başlanarak dağıtılır; kapanan taksitler kapalı işaretlenir.

Bu dağıtım kuralı, Cari Hesaplar ekranından elle girdiğiniz tahsilatla birebir aynıdır. Yani hızlı yol ile uzun yol arasında sonuç farkı yoktur; sadece süre farkı vardır.

Aramanın kapsamı

Global arama tek kutudan dört ayrı yerde birden arar: müşteri adı, telefon numarası, sipariş ve ürün. Bu yüzden "hangi ekrandan arasam" diye düşünmenize gerek kalmaz.

Pratikte en çok işe yarayan senaryolar:

• Telefonla arayan müşteri "siparişim ne oldu?" diyor → numarayı yazın, siparişine gidin.
• Müşteri kapıda "borcum ne kadar?" diyor → adını yazın, cari hesabına gidin.
• "Şu halıdan var mı?" diyor → ürün adını yazın, stok durumuna bakın.

Sık yapılan hatalar

Tahsilatı kasadan elle girmek. Kasa ekranından elle giriş yaparsanız para kasaya girer ama müşterinin cari borcu kapanmaz. Müşteriden alınan her para mutlaka yeşil Tahsilat butonundan veya cari hesap ekranından girilmelidir. Kasaya elle giriş yalnızca sipariş dışı gelir-giderler içindir: kira, fatura, çay ocağı gibi.

Kısayolları hiç kullanmamak. Menüden gitmek de çalışır, yanlış değildir. Ama günde otuz tahsilat alıyorsanız her birinde beş fazladan tık, günde yüz elli tık eder. Bir hafta zorlayın, sonra elinize yerleşir.

Panel kapanmıyor diye üst üste tıklamak. Kaydetme sürerken panel bilerek kilitlenir. Sabırla bekleyin; üst üste tıklamak mükerrer kayıt riski doğurmaz ama gereksiz beklersiniz.

Telefonda uzun sipariş girmeye çalışmak. Telefon; bakiye kontrolü, hızlı tahsilat ve durum takibi için idealdir. Çok kalemli bir perde siparişini bilgisayardan girmek hem hızlı hem daha az hatalıdır.

Küçük ama işe yarayan detaylar

Sipariş listelerinde durum sekmeleri sayaçlıdır ve boş olanlar hiç görünmez. Yani "Mağazada" sekmesini görüyorsanız orada gerçekten bekleyen sipariş vardır.

Dashboard'daki sayıların üzerine tıklanabilir. "Onay Bekleyen 3" yazıyorsa üzerine tıklayın, doğrudan o üç siparişin listesine gidersiniz.

Cari hesap ekranındaki ekstre satırlarında sipariş bağlantısı varsa "Siparişe git" oku çıkar. Bir borcun hangi satıştan geldiğini merak ettiğinizde tek tıkla o siparişe ulaşırsınız.

Sıkça sorulan sorular

Klavye kısayollarını hiç kullanmadan da programı kullanabilir miyim?

Evet, tamamen. Her kısayolun mouse ile ulaşılabilen bir karşılığı vardır: Ctrl+K yerine üst bardaki arama kutusuna tıklayabilir, ESC yerine panelin sağ üstündeki çarpıya basabilirsiniz. Kısayollar sadece hız kazandırır, zorunlu değildir.

Hızlı tahsilat ile cari ekranından girdiğim tahsilat arasında fark var mı?

Sonuç açısından hiçbir fark yoktur. İkisi de aynı kuralları kullanır: cari bakiye güncellenir, kasa kaydı oluşur ve tahsilat en eski vadeli taksitten başlanarak dağıtılır. Yeşil buton sadece daha kısa yoldur.

Yanlış tutarda tahsilat kaydettim, ne yapabilirim?

Panikleyecek bir şey yok. Cari Hesaplar ekranından müşterinin detay sayfasına girip ilgili hareketi düzeltebilir veya ters kayıt atabilirsiniz. Kayıt silinmez, düzeltme izi kalır; kritik düzeltmeler firma sahibi PIN'i ister.

Aradığım müşteri arama sonucunda çıkmıyor, neden?

En sık sebep, numaranın kayıtta farklı yazılmış olmasıdır. Adının ilk birkaç harfiyle arayın; yine çıkmıyorsa o müşteri için henüz cari hesap açılmamış olabilir. Cari Hesaplar ekranından yeni kayıt açabilirsiniz.